Microsoft Proyect 2000

 

INDICE                                                                                                           PAGINA

 

 

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Microsoft Project - 4 -

INTRODUCCION

La presente monografía se ha confeccionado en base al Microsoft Project versión 4.0, una

aplicación de Microsoft que ayuda al usuario a crear planes de proyectos, comunicarlos a otros

usuarios y adaptarse a los cambios a medida que éstos se van produciendo. Es un sistema de

planificación de proyectos versátil y fácil de utilizar.

Microsoft Project funciona, en mucho sentidos, en forma similar a otras aplicaciones de

Microsoft. Las barras de menús, los comandos, las barras de herramientas, los menús contextuales

y los cuadros de diálogo tienen mucho en común con Microsoft Excel, Microsoft Word y Microsoft

PowerPoint, lo cual facilitará los primeros pasos de su uso.

La versión 3.0 de Microsoft Project es exclusivamente en ingles. A partir de la versión 4.0

comienzan a editarse también en español. Esta versión implico varias mejoras respecto a su

antecesora, especialmente en lo que hace a los cuadros de dialogo. Actividades como la

introducción de las tareas del proyecto y sus duraciones, la organización de tareas en estructura

jerárquica y la vinculación de tareas para diferentes tipos de relaciones están sumamente

simplificadas.

La versión 4.0 apareció para Windows 95 y la ultima, es la que corre en Windows 98, aunque

también puede hacerlo en Windows 95. Estas dos ultimas versiones muestran muchas mejorías en

la porción destinada a los recursos: se advierten cambios en las propiedades otorgadas a la

distribución de las cargas horarias. en versiones anteriores estas eran uniformes. Por ejemplo, si

un operario debía trabajar un total de 20 horas distribuidas en 5 días, el programa

automáticamente le asignaba 4 horas de trabajo por día. Ahora, el usuario puede acomodar dicha

carga en forma arbitraria.

En la versión 98, los informes se pueden obtener mejor logrados, con la posibilidad de

personalizarlos en forma mas que aceptable. También se incluyen prestaciones para crear

hipervínculos y para aprovechar los servicios de Internet y paginas web.

Con un procesador Pentium II de 200 Mhz. y 32 MB de memoria RAM, el programa se desenvuelve

normalmente.

 

 

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Microsoft Project - 5 -

INSTALACION DE MICROSOFT PROJECT

Procedimiento para instalar e iniciar Microsoft Project en un PC:

* Instalación de Microsoft Project desde disquetes:

Si se instala Microsoft Project para Windows en un entorno de red, deberá consultarse el

archivo en pantalla INSTALAR.WRI. Es posible abrir e imprimir este archivo con Microsoft Write,

incluido en Windows.

Si se lo instala en un sistema independiente (no conectado a red), deberá seguirse el

siguiente procedimiento:

1 - Inicie Microsoft Windows.

2 - Inserte el Disco 1 del programa de instalación en la unidad A: o en la unidad B:.

3 - En el Administrador de programa de Windows, elija EJECUTAR del menú ARCHIVO.

4 - En el cuadro “Línea de comando”, escriba A: INSTALAR o B: INSTALAR, según la unidad de

disquete que haya seleccionado.

5 - Elija ACEPTAR.

6 - Siga las instrucciones que aparecen en pantalla. El programa de instalación lo conducirá a

través del proceso de instalación y le pedirá que le suministre información, haga las elecciones

pertinentes e inserte sucesivamente los discos del programa de instalación.

INTRODUCCION A MICROSOFT PROJECT

Manos a la obra - Tutorial

Mediante este Tutorial se puede crear una planificación de proyecto utlizando los pasos

correspondientes a cada planificación que sea creada; este Tutorial trata:

• La introducción de tareas y duraciones.

• La organización de la lista de tareas en una estructura de esquema.

• La vinculación de tareas y el ajuste de relaciones entre las mismas.

• La introducción y asignación de recursos.

• La comprobación y el formato de la información.

• La impresión de la programación.

Para la programación de un proyecto se deberá planificar las tareas del mismo, tiempo

estimado de duración de las mismas, las relaciones de tiempo y los recursos que se utilizarán para

completar el proyecto.

Para crear una nueva programación:

1 - Haga doble clic en el ícono Microsoft Project.

2 - En el cuadro de diálogo Microsoft Project, haga clic en el botón “Comenzar un nuevo proyecto”.

3 - “Aceptar”.

4 - En el menú “Archivo”, elija “Resumen”.

5 - En el cuadro “Fecha de comienzo”, escriba la fecha del comienzo del proyecto.

 

 

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Microsoft Project - 6 -

6 - En el cuadro “Comentarios”, escriba comentarios generales del proyecto.

7 - Seleccione la ficha Documento.

8 - Escriba la información del proyecto en los cuadros de texto restantes.

9 - Elija “Aceptar”.

Introducción al Diagrama de Gantt

Al elegir “Nuevo” en el menú “Archivo”, Microsoft Project mostrará el Diagrama de Gantt,

que consta de una tabla de información de las tareas y un diagrama de barras que muestra la

programación del proyecto. Una barra de división separa la tabla de Gantt de la izquierda del

Diagrama de Gantt opuesto.

En la parte superior de la pantalla verá la Barra de herramientas Estándar.

Debajo de ésta, la barra de herramientas Formato. Estas, le ofrecen acceso rápido a los comandos

de Microsoft Project más utilizados.

Introducción de tareas en la programación

Es conveniente introducir la lista de tareas o hechos necesarios para que el proyecto

avance en el orden supuesto para su realización.

Para introducir una tarea:

1 - En el campo “Nombre de tarea” (VER - DIAGRAMA DE GANTT), escriba un nombre de tarea.

2 - Haga clic en el botón de entrada o presione la tecla ENTRAR.

Para eliminar una tarea:

1 - En la tabla de Gantt (VER - DIAGRAMA DE GANTT), seleccione la tarea que desee eliminar.

2 - En el menú “Edición”, elija ELIMINAR UNA TAREA.

Especificación de la duración de tareas

Microsoft Project tiene en cuenta fines de semana y fiestas para la programación.

Las duraciones de las tareas se introducen mediante un número seguido de una letra que indica la

unidad de medida: un día (1d.). Las otras duracione sdisponibles incluyen semanas (s.), horas (h.),

y minutos (m.).

Una tarea con una duración cero se llama Hito. Puede utilizar hitos para identificar hechos

significativos de la programación, así como para medir el avance del proyecto. Si introduce una

duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará un símbolo de hito en el diagrama

de barras de Gantt al comienzo de ese día. A la derecha del símbolo de hito aparecerá la fecha de

comienzo de la tarea.

Para introducir una duración:

1 - Seleccione el campo “Duración” (VER - DIAGRAMA DE GANTT) para la primera tarea.

2.- Escriba un número para la longitud de duración seguido de una abreviatura de unidad de

duración.

3.- Haga clic en el botón de entrada o presione ENTRAR

4.- Repita los pasos 1 al 3 para introducir las duraciones de todas las tareas.

5.- Seleccione la segunda tarea “Inventario e investigación”

6.- Haga clic en el botón “ Ir a tarea seleccionada” de la barra de herramientas Estándar para ver

las barras de Gantt. O bien, elija Ir a en el menú Edición y en el cuadro “Fecha” , escriba la fecha

de comienzo para la tarea seleccionada.

7.- Elija “Aceptar”

 

 

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Microsoft Project - 7 -

Organización del trabajo mediante esquemas.

El siguiente paso para crear una programación es organizar las tareas que se hayan

introducido. Las tareas de la estructura jerárquica que muestran las subtareas, se organizan para

ver de qué manera se incluyen entre grupos más grandes llamados tareas de resumen.

Las tareas de resumen también son los títulos que ayudan a organizar las tareas. En la tabla de

Gantt aparecen en negrita. Las subtareas se sangran o se degradan bajo las tareas de resumen.

Para degradar una tarea:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt y seleccione la tarea que desee degradar.

2.- Haga clic en el botón “Sangría” de la barra de herramientas Formato. O elija Niveles de

esquema en Herramientas y , después, Aplicar sangría.

Para promover una tarea:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt y seleccione la tarea que desee promover.

2.- Haga clic en el botón “Sangría” de la barra de Herramientas Formato. O bien, elija Niveles de

esquema del menú Herramientas y luego elija Aplicar sangría

Vinculación de tareas

Con las tareas introducidas y organizadas en esquemas, deberá vincularlas en secuencia

para crear relaciones entre ellas y calcular la duración del proyecto.

Como línea general se deben vincular subtareas con subtareas dentro de un grupo y luego,

vincular las tareas de resumen con otras tareas de resumen. Es posible eliminar una relación entre

tareas en cualquier momento.

Para crear una relación entre tareas:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que desee vincular.

3.- Haga clic en el botón “Vincular tareas” de la barra de herramientas Estándar. O bien, elija

Vincular tareas en el menú Edición.

Para eliminar una relación entre tareas:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que desee desvincular.

3.- Haga clic en el botón “Desvincular tareas” de la barra de herramientas Estándar; o elija

Desvincular tareas del menú Edición

Asignación de personal a las tareas.

En Microsoft Project, los recursos pueden ser el personal o el equipo necesario para

completar el proyecto. Si en éste participa un número considerable de personas resultará útil

asignar el trabajo de cada tarea a individuos específicos lo cual permite mantener un seguimiento

de quien es el responsable de cada tarea en cualquier momento.

Para asignar un recurso a una tarea:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.

 

 

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Microsoft Project - 8 -

2.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso.

3.- Haga clic en el botón “Asignación de recursos” de la barra de herramientas Estándar.

O elija Asignación de recursos en el menú Insertar.

4.- En el campo “Nombre” escriba el nombre del recurso que desee asignar a la tarea

seleccionada.

5.- Elija el botón “Asignar”

Además, será posible agregar detalles acerca de los recursos del proyecto en el cuadro de diálogo

Información acerca del recurso.

Para agregar información acerca del recurso:

1.- Haga doble clic en el nombre del recurso, en el campo “Nombre”

2.- En el cuadro de diálogo Información acerca del recurso, escriba la información que desee

acerca del recurso seleccionado.

3.- Elija “Aceptar”

La información acerca del recurso que se halla introducido será almacenada en la presentación

Hoja de recursos.

4.- Cuando termine de agregar información, elija “Cancelar”

5.- Para ver la lista de recursos, elija Hoja de recursos en el menú Ver

6.- Cuando termine de ver la lista de recursos, elija Diagrama de Gantt en el menú Ver

Verificación de la programación

Con las tareas y sus duraciones introducidas, las tareas vinculadas para mostrar sus

relaciones y los recursos asignados a las tareas es el momento de evaluar la programación.

La primera verificación que puede realizar es para ver cuando estará terminado el proyecto

(mirar la fecha de fin en el cuadro de diálogo Resumen )

Para verificar la fecha de fin:

1.- En el menú Archivo, elija Resumen.

2.- Seleccione la ficha Proyecto.

La fecha de fin del proyecto actual aparecerá en el cuadro “Fecha de fin”

3.- Elija el botón “Cancelar”.

Para ver el proyecto completo:

1.- En el menú Ver elija Zoom

2.- En Hacer Zoom hasta, seleccione el botón de opción “Proyecto completo”

3.- Elija “Aceptar”

Dar formato al Diagrama de Gantt

Con Microsoft Project podrá dar el formato que desee al Diagrama de Gantt y resaltar

tareas.

De esta manera aclarará el contenido de la programación y mejorará su aspecto.

Para destacar una tarea con cursiva:

1.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que desee dar formato.

2.- Haga clic en el botón “Cursiva” de la barra de herramientas Formato. O elija Fuente en el menú

Formato y luego seleccione “Cursiva” en el cuadro “Estilo de fuente”.

 

 

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Microsoft Project - 9 -

3.- Elija “Aceptar”

Para dar formato a una barra de Gantt:

1.- Haga doble clic en la barra de Gantt a la que desee dar formato.

2.- En “Barra Central” , seleccione una nueva forma, un diseño o color para la barra.

3.- Elija “Aceptar”

Impresión de la programación

La impresión le permitirá comunicar los planes a otras empresas, departamentos y personas que

participen en el proyecto.

Para ver una presentación preliminar o imprimir el diagrama de Gantt:

1.- En el menú Archivo elija Imprimir.

2.- Elija el botón “Presentación preliminar” en el cuadro de diálogo Imprimir.

3.- Si está conectado a una impresora, elija el botón “Imprimir”. De lo contrario, elija el botón

“Cerrar” para volver al diagrama de Gantt.

Una vez cumplimentados estos pasos podrá experimentar con Microsoft Project y crear

programaciones para sus proyectos; obtendrá información adicional, a medida que la necesite

utilizando la Ayuda y las Fichas-Guía.

Guardar el trabajo y salir de Microsoft Project

Ahora que ha completado la programación, quizá desee guardarla como archivo en el disco para

volver a utilizarla en el futuro. Si no lo hace, al cerrar la programación o salir de Microsoft Project

perderá todos los cambios efectuados en la misma.

Para guardar un nuevo archivo del proyecto:

1.- En el menú Archivo elija Guardar como.

2.- Luego seleccione el botón “Guardar sin línea de base”

3.- Elija “Aceptar”

4.- Escriba el nombre del nuevo archivo. Si no incluye una extensión, Microsoft Project agregará

automáticamente la extensión .MPP al nombre del archivo.

5.- En Microsoft Project, elija “Aceptar”

Para salir de Microsoft Project

1.- En Microsoft Project elija Salir en el menú Archivo. Si decide salir de un archivo del proyecto sin

guardar los cambios se le preguntará si desea guardarlos.

2.- Para salir guardando los cambios, elija el botón “Si”

Para salir sin guardar los cambios elija “No”

Para volver sin salir, elija “Cancelar”

 

 

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Microsoft Project - 10 -

EL PROCESO DE PLANIFICACION DE PROYECTOS.

Administración de un proyecto con Microsoft Project

La administración de proyectos es simplemente la planificación, organización y administración de

tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con limitación de

tiempo y costos. Un plan puede ser tan simple como escribir en un bloc de notas una lista de

tareas con sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado, puede constar

de miles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. La mayoría de los planes de

proyectos comparten elementos comunes , incluyendo la división del proyecto en tareas de fácil

manejo, la programación de las tareas y los seguimientos del progreso del trabajo.

Normalmente, la administración de proyectos está compuesta por tres fases:

• Planificación del proyecto y creación de una programación: es la fase más importante.

Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre

tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignación de los mismos.

Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la información que se les

proporciona cuando se planifica el proyecto.

• Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una

vez que se halla creado una planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La

administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que

refleje los cambios que se hallan producido a lo largo del desarrollo del proyecto.

• Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la información del

proyecto a los clientes, al personal y a la administración. Una de las ventajas de usar Microsoft

Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto

que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que muestren la

información deseada en un formato conveniente para el usuario

Modelos Tradicionales de Administración de Proyectos

• METODO DE RUTA CRITICA (MRC)

El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en los años 50. DuPont

Corporation y Remington Rand, en un esfuerzo por mejorar las técnicas de programación de

proyectos, desarrollaron un sistema de programación llamado Método de Ruta Crítica: un modelo

matemático que calcula la duración total de un proyecto basándose en la duración de cada tarea

en particular y en sus dependencias, y que identifica qué tareas son críticas. Este modelo es el

método de programación utilizado fundamentalmente en el software para la administración de

proyectos actualmente, incluido Microsoft Project.

Durante los años 50, la Marina de EE.UU. desarrolló el proyecto de los misiles Polaris, un sistema

de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista principal del proyecto, creó el

sistema de programación PERT ( Programme evaluation and review technique) que utiliza

probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en día, un diagrama PERT

(también llamado diagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones

entre tareas.

El método del camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios de la

teoría de los gráficos. Esta teoría realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante

gráficos. Se denomina “gráfico” a un conjunto de puntos llamados “nodos” y a un conjunto de arcos

que vinculan esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estos

gráficos; cada tarea es simbolizada por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que

corresponden a las tareas, el método busca determinar la secuencia de arcos adyacentes

(denominada camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o proyecto, tenga mayor

 

 

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Microsoft Project - 11 -

duración. Este es denominado “camino crítico” e interesa conocerlo, pues condicionará la duración

total del proceso o proyecto: por ello, las tareas comprendidas en ese camino (“tareas críticas”)

deben ser las más controladas y en caso de desear acelerarlo, habrá que comenzar por ellas.

Este método es utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o proyectos que tienen un comienzo

y una terminación (es decir que no son continuos) y que presentan cierta complejidad en la

interrelación de las tareas que los forman.

• DIAGRAMA DE GANTT

En un desarrollo independiente de sistemas de administración de proyectos, Henry L. Gantt

desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo.

El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos y

determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos

de programación más completos y, sin duda, el más usado. El gráfico se confecciona a dos

escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, días, semanas, etc); en la vertical, se

ordenan los elementos que intervienen en la programación: máquinas, hombres, tareas, órdenes

de trabajo, etc.. El gráfico establece, de tal forma, una relación cronológica entre cada elemento

productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez

tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo

realizado efectivamente en ese lapso. La inclusión simultánea de estos dos últimos aspectos

(generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos colores o de diferente

contextura o forma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir controlar lo

programado.

Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación así como

hacer el seguimiento e imprimir informes.

ACTIVIDADES CLAVE DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

1 - Creación y Organización de la Programación

Consiste en la lista de tareas o actividades que se deseen llevar a cabo y la cantidad de tiempo o

duración que precisará cada tarea. Este programa utiliza las tareas, duraciones y demás

información, como fechas y límites para construir la programación y proporcionarle un modelo

realista del proyecto que va a administrar.

Para crear y organizar la programación deberá:

A - Comenzar una nueva programación: Consiste en crear un nuevo archivo y designar la fecha de

comienzo o final del proyecto así como el resto de la información general del mismo.

Es mejor programar desde la fecha de comienzo del proyecto; de esta manera, Microsoft Project

determinará la fecha de fin del proyecto según el tiempo necesario para completar el resto de las

tareas y demás información del proyecto.

Para introducir la fecha de comienzo o de fin de proyecto:

1 - Haga clic en el botón “Nuevo” de la barra de herramientas Estándar. O elija Nuevo en el menú

Archivo.

2 - Escriba la fecha de comienzo a partir de la que se programará el proyecto. O, seleccione

“Fecha de fin del proyecto” en el cuadro “Programar a partir de :” Y a continuación escriba la fecha

de fin desde la cual programar el proyecto.

3 - Si desea introducir más detalles acerca del proyecto, seleccione la ficha Documento y escriba

la información que desee.

4 - Elija “Aceptar”.

Si cambian los planes, puede cambiar la información del proyecto en cualquier momento mediante

el comando Resumen del menú Archivo.

 

 

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Microsoft Project - 12 -

B - Introducción de tareas: Con esta información se identifican los trabajos que será necesario

realizar a lo largo del proyecto. Mediante la introducción de tareas en la tabla de Gantt podrá crear

rápidamente la lista de tareas de la programación.

* Introducción de tareas repetitivas: puede establecer que una tarea suceda diaria, semanal,

mensual o anualmente. Asimismo, puede especificar la duración de la aparición, cuándo sucederá

y cuántas veces se repetirá esa tarea.

1 - En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.

2 - Seleccione la primera fila de tareas en blanco de la tabla de Gantt.

3 - En el menú Insertar, elija Insertar tarea repetitiva.

4 - Escriba el nombre de la tarea en el cuadro “Nombre:”.

5 - En el cuadro “Duración” escriba la duración de la tarea: minutos, horas, días, semanas.

6 - En “Esto sucede”, seleccione el intervalo de aparición de la tarea.

7 - En “Diariamente”, “Semanalmente”, “Mensualmente” o “Anualmente”, especifique la frecuencia

de la tarea.

8 - En “Duración”, escriba la fecha de comienzo en el cuadro “Desde:” y la fecha de fin en el cuadro

“Hasta:”, o bien el número de veces que se repetirá la tarea en el cuadro “Para ocurrencias”.

9 - Elija “Aceptar”.

* Cambios de tareas a hitos.

* Cambios de duración de las tareas.

* Eliminación de una tarea.

* Degradación y promoción de tareas.

C - Organización del proyecto según un esquema de tareas para poder mostrar y trabajar en las

distintas fases de programación: Es posible ordenar y desplazar las tareas para reorganizar la

programación. Cuando ordene una programación esquematizada, Microsoft Project ordenará por

separado las tareas de cada nivel del esquema, manteniendo las relaciones entre las subtareas y

sus tareas de resumen. Si se desplaza una tarea de resumen sus correspondientes subtareas se

desplazarán con ella.

Para ordenar un esquema:

1 - En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.

2 - En el menú Herramientas, elija Ordenar y a continuación un nombre de campo.

Mediante la contracción y expansión de un esquema es posible ocultar o mostrar las subtareas de

una tarea resumen.

Para contraer un esquema:

1 - Elija en el menú Ver, Diagrama de Gantt.

2 - Seleccione la parte del esquema que desee contraer. Si selecciona una tarea de resumen no es

preciso seleccionar sus correspondientes subtareas para contraerlas.

3 - Haga clic en el botón “Ocultar subtareas” de la barra de herramientas Formato.

O, en el menú Herramientas, elija Niveles de esquema y, luego, elija Ocultar subtareas.

Es posible contraer o expandir fácilmente una tarea de resumen haciendo doble clic en la misma.

Para expandir un esquema:

1 - Elija en el menú Ver, Diagrama de Gantt.

2 - Seleccione la parte del esquema que desee expandir.

3 - Haga clic en el botón “Mostrar subtareas” de la barra de herramientas Formato.

O, en el menú Herramientas, elija Niveles de esquema y, luego, elija Mostrar subtareas.

Para expandir el esquema completo, haga clic en el botón “Mostrar todas las tareas” de la barra de

herramientas Formato.

 

 

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Microsoft Project - 13 -

D - Creación de un calendario del proyecto para que Microsoft Project programe las tareas según

los horarios laborales: El calendario del proyecto define los días y horas laborables de todo el

proyecto. Microsoft Project solo programará tareas en los días y horas laborables establecidas en

el calendario del proyecto. Cuando habrá un nuevo proyecto el sistema utilizará un calendario

predeterminado con la siguiente configuración:

- días laborables: de lunes a viernes

- horas laborables: de 8:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00

- no hay días no laborables.

Microsoft Project también proporciona un calendario de recursos para cada recurso.

También es posible cambiar los días y horas laborables del calendario del proyecto para reflejar

exactamente los días y horas laborables del mismo. Puede especificar los días y horas no

laborables normales, como fines de semana y tardes así como feriados y vacaciones.

Para cambiar los días y horas laborables:

1.- En el menú Herramientas elija Cambiar Calendario Laboral

2.- Seleccione una fecha en el calendario

3.- En “Hacer días”, seleccione un botón de opción

4.- Si ha seleccionado el botón de opción “Laborables”, en “Horario de Trabajo:” , escriba las horas

de comienzo y fin de la jornada

5.- Elija “Aceptar”

2.- Programación de Tareas

Mediante las cuatro relaciones entre tareas diferentes de que dispone Microsoft Project puede

vincular tareas fácilmente en su programación para que reflejen o modelen la forma en que

realmente trabaja el proyecto.

Para crear una programación manejable se debe:

A.- Vincular tareas para asignar relaciones entre ellas

Algunas tareas pueden relacionarse con otras de diferentes maneras. Una tarea que deba

comenzar o finalizar antes de que otra pueda comenzar se denomina predecesora. La tarea que

depende del comienzo o fin de la que la precede se llama sucesora.

Microsoft Project brinda cuatro tipos diferentes de relaciones entre tareas:

* Fin a comienzo (FC): la tarea comienza cuando su predecesora finaliza.

* Comienzo a comienzo (CC): la tarea comienza cuando su predecesora comienza.

* Fin a fin (FF): La tarea finaliza cuando su predecesora termina.

* Comienzo a fin (CF): la tarea finaliza cuando su predecesora comienza.

B- Superponer o retrasar tareas relacionadas

A veces las relaciones entre tareas no representan de manera precisa la forma en que se sucederá

el trabajo en el proyecto. Puede crear este tipo de relaciones entre tareas mediante el uso del

adelanto u la posposición.

Mediante el adelanto, es posible programar la superposición de dos tareas, para que una de ellas

comience antes de que su predecesora finalice. Si agrega una posposición, podrá retrasar el

comienzo de la tarea sucesora. Ambos se expresan en unidades o en porcentajes de la duración

de la tarea predecesora.

* “No comenzar antes del “ (NCAD)

* “No finalizar después del” (NFDD)

* “No comenzar después del” (NCDD)

* “Debe finalizar el “ (DFE)

* “Debe comenzar el” (DCE)

 

 

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Microsoft Project - 14 -

C- Comenzar o finalizar tareas en una fecha concreta

Microsoft Project puede programar una tarea para que comience en una fecha concreta, o

para que finalice en o antes de una fecha concreta.

Para definir una delimitación:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en el botón “Información” de la barra de

herramientas Estándar. o, seleccione la tarea y elija Información acerca de la tarea en el menú

Insertar.

3.- Seleccione la ficha Avanzado

4.- En “Delimitar Tarea”, seleccione un tipo de delimitación de la lista.

5.- Si ha seleccionado una delimitación distinta a “Lo mas tarde posible” o “Lo antes posible”,

escriba la fecha de delimitación en el cuadro “Fecha”.

6.- Elija “Aceptar”

Microsoft Project volverá a calcular la programación.

Para superponer o retrasar tareas:

Con estas propiedades, puede comenzar una tarea sucesora (con un adelanto) antes de

que la predecesora haya terminado; o definir un período de espera (con una posposición) entre el

fin de la predecesora y el comienzo de la sucesora.

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en el botón “Información” de la barra de

herramientas Estándar. o, seleccione la tarea y elija Información acerca de la tarea en el menú

Insertar.

3.- Seleccione la ficha Predecesoras.

4.- En el campo “Posposición” escriba el adelanto o la posposición que desee, en forma de

duración o de porcentaje de la duración de la tarea predecesora.

Escriba el adelanto como un número negativo o como porcentaje completo y la posposición como

número positivo.

5.- Elija “Aceptar”.

Para delimitar tareas:

Con las delimitaciones de tareas es posible controlar el comienzo o fin de cualquier tarea

para crear una programación que proporcione información precisa y cumpla los requisitos.

Microsoft Project proporciona las siguientes delimitaciones de tareas:

* “Lo antes posible” (LAP)

* “Lo más tarde posible” (LMTP)

* “No finalizar antes del” (NFAD)

ADICION DE PERSONAL Y EQUIPAMIENTO AL PROYECTO

El personal y el equipamiento son los recursos con los que trabaja el proyecto. Con Microsoft

Project es posible:

* Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la programación contiene el personal y el

equipamiento adecuados.

* Crear programaciones de trabajo para los recursos.

La asignación de recursos a las tareas puede ser una parte importante del éxito en la

administración del proyecto. Se recomienda asignar recursos a las tareas cuando el objetivo sea:

• Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignado a

las tareas.

• Asegurar una buena descripción y comprensión del proyecto; si las responsabilidades están

claras, el riesgo de que alguna tarea se pase por alto disminuirá.

 

 

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Microsoft Project - 15 -

• Aumentar la flexibilidad en la planificación de cómo y cuándo deben estar terminadas las tareas.

• Observar los recursos con sobreasignación o infraasignación de trabajo.

• Realizar un seguimiento de los costos de los recursos.

Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de tiempo que se empleará para finalizar la

tarea; ésto se denomina “Programación en función de los recursos”.

Según las asignaciones de recursos, Microsoft Project calculará también los costos de los recursos

y las tareas, si introdujo información acerca de los costos y la cantidad de trabajo completado.

Creación de la lista de recursos del proyecto:

Antes de asignar recursos a las tareas, puede crear una lista de recursos del proyecto con el fin de

ahorrar tiempo posteriormente. La misma contiene:

* El nombre del recurso, que puede ser una persona, un elemento del equipamiento o alguno de

los tipos de recursos intercambiables.

* El número máximo de unidades de recursos intercambiables disponible.

1 - En el menú Ver, elija Hoja de recursos.

2 - En el menú Ver, elija Tabla, y luego, Entrada.

3 - Escriba el nombre del recurso en un campo vacío de la columna “Nombre del recurso”.

4 - Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombre en la columna “Grupo”.

5 - Si fuera necesario, en la columna “Capacidad máxima”, escriba el número de unidades

disponibles de dicho recurso.

6 - Cambie la información predeterminada que aparece en los demás campos por la más

adecuada.

7 - Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.

A medida que trabaje con el Diagrama de Gantt u otras presentaciones de las tareas puede

agregar nombres de recursos. Haga clic en el botón “Asignación de recursos” de la