INDICE PAGINA
- Introducción 4
- Instalación de Microsoft Project 4
- Introducción de Microsoft Project 4
- Proceso de planificación de proyectos 9
- Método de ruta critica 9
- Diagrama de Gantt 10
- Actividades claves de la administración de
proyectos 10
- Adición de personal y equipamiento al proyecto 13
- Asignación de costos a las tareas y a los recursos 15
- Evaluación y ajuste de la programación 18
- Impresión e Informes 24
- Trabajo con presentación 28
- Seguimiento del progreso del proyecto 30
- Trabajo con proyectos múltiples 32
- Personalización de Microsoft Project 33
- Acerca de la copia y desplazamiento de campos,
filas y columnas 34
- Objetos vinculados e incrustados 37
- Automatización del trabajo 40
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 4 -
INTRODUCCION
La presente monografía se ha confeccionado
en base al Microsoft Project versión 4.0, una
aplicación de Microsoft que ayuda al
usuario a crear planes de proyectos, comunicarlos a otros
usuarios y adaptarse a los cambios a
medida que éstos se van produciendo. Es un sistema de
planificación de proyectos versátil y
fácil de utilizar.
Microsoft Project funciona, en mucho
sentidos, en forma similar a otras aplicaciones de
Microsoft. Las barras de menús, los
comandos, las barras de herramientas, los menús contextuales
y los cuadros de diálogo tienen mucho en
común con Microsoft Excel, Microsoft Word y Microsoft
PowerPoint, lo cual facilitará los
primeros pasos de su uso.
La versión 3.0 de Microsoft Project es
exclusivamente en ingles. A partir de la versión 4.0
comienzan a editarse también en español.
Esta versión implico varias mejoras respecto a su
antecesora, especialmente en lo que hace a
los cuadros de dialogo. Actividades como la
introducción de las tareas del proyecto y
sus duraciones, la organización de tareas en estructura
jerárquica y la vinculación de tareas para
diferentes tipos de relaciones están sumamente
simplificadas.
La versión 4.0 apareció para Windows 95 y
la ultima, es la que corre en Windows 98, aunque
también puede hacerlo en Windows 95. Estas
dos ultimas versiones muestran muchas mejorías en
la porción destinada a los recursos: se
advierten cambios en las propiedades otorgadas a la
distribución de las cargas horarias. en
versiones anteriores estas eran uniformes. Por ejemplo, si
un operario debía trabajar un total de 20
horas distribuidas en 5 días, el programa
automáticamente le asignaba 4 horas de
trabajo por día. Ahora, el usuario puede acomodar dicha
carga en forma arbitraria.
En la versión 98, los informes se pueden
obtener mejor logrados, con la posibilidad de
personalizarlos en forma mas que
aceptable. También se incluyen prestaciones para crear
hipervínculos y para aprovechar los
servicios de Internet y paginas web.
Con un procesador Pentium II de 200 Mhz. y
32 MB de memoria RAM, el programa se desenvuelve
normalmente.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft
Project - 5 -
INSTALACION
DE MICROSOFT PROJECT
Procedimiento para instalar e iniciar
Microsoft Project en un PC:
* Instalación de Microsoft Project desde
disquetes:
Si se instala Microsoft Project para
Windows en un entorno de red, deberá consultarse el
archivo en pantalla INSTALAR.WRI. Es
posible abrir e imprimir este archivo con Microsoft Write,
incluido en Windows.
Si se lo instala en un sistema
independiente (no conectado a red), deberá seguirse el
siguiente procedimiento:
1 - Inicie Microsoft Windows.
2 - Inserte el Disco 1 del programa de
instalación en la unidad A: o en la unidad B:.
3 - En el Administrador de programa de
Windows, elija EJECUTAR del menú ARCHIVO.
4 - En el cuadro “Línea de comando”,
escriba A: INSTALAR o B: INSTALAR, según la unidad de
disquete que haya seleccionado.
5 - Elija ACEPTAR.
6 - Siga las instrucciones que aparecen en
pantalla. El programa de instalación lo conducirá a
través del proceso de instalación y le
pedirá que le suministre información, haga las elecciones
pertinentes e inserte sucesivamente los
discos del programa de instalación.
INTRODUCCION
A MICROSOFT PROJECT
Manos a la obra - Tutorial
Mediante este Tutorial se puede crear una
planificación de proyecto utlizando los pasos
correspondientes a cada planificación que
sea creada; este Tutorial trata:
• La introducción de tareas y duraciones.
• La organización de la lista de tareas en
una estructura de esquema.
• La vinculación de tareas y el ajuste de
relaciones entre las mismas.
• La introducción y asignación de recursos.
• La comprobación y el formato de la
información.
• La impresión de la programación.
Para la programación de un proyecto se
deberá planificar las tareas del mismo, tiempo
estimado de duración de las mismas, las
relaciones de tiempo y los recursos que se utilizarán para
completar el proyecto.
Para crear una nueva programación:
1 - Haga doble clic en el ícono Microsoft
Project.
2 - En el cuadro de diálogo Microsoft
Project, haga clic en el botón “Comenzar un nuevo proyecto”.
3 - “Aceptar”.
4 - En el menú “Archivo”, elija “Resumen”.
5 - En el cuadro “Fecha de comienzo”,
escriba la fecha del comienzo del proyecto.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 6 -
6 - En el cuadro “Comentarios”, escriba
comentarios generales del proyecto.
7 - Seleccione la ficha Documento.
8 - Escriba la información del proyecto en
los cuadros de texto restantes.
9 - Elija “Aceptar”.
Introducción al Diagrama de Gantt
Al elegir “Nuevo” en el menú “Archivo”,
Microsoft Project mostrará el Diagrama de Gantt,
que consta de una tabla de información de
las tareas y un diagrama de barras que muestra la
programación del proyecto. Una barra de
división separa la tabla de Gantt de la izquierda del
Diagrama de Gantt opuesto.
En la parte superior de la pantalla verá
la Barra de herramientas Estándar.
Debajo de ésta, la barra de herramientas
Formato. Estas, le ofrecen acceso rápido a los comandos
de Microsoft Project más utilizados.
Introducción de tareas en la programación
Es conveniente introducir la lista de
tareas o hechos necesarios para que el proyecto
avance en el orden supuesto para su
realización.
Para introducir una tarea:
1 - En el campo “Nombre de tarea” (VER -
DIAGRAMA DE GANTT), escriba un nombre de tarea.
2 - Haga clic en el botón de entrada o
presione la tecla ENTRAR.
Para eliminar una tarea:
1 - En la tabla de Gantt (VER - DIAGRAMA
DE GANTT), seleccione la tarea que desee eliminar.
2 - En el menú “Edición”, elija ELIMINAR
UNA TAREA.
Especificación de la duración de tareas
Microsoft Project tiene en cuenta fines de
semana y fiestas para la programación.
Las duraciones de las tareas se introducen
mediante un número seguido de una letra que indica la
unidad de medida: un día (1d.). Las otras
duracione sdisponibles incluyen semanas (s.), horas (h.),
y minutos (m.).
Una tarea con una duración cero se llama
Hito. Puede utilizar hitos para identificar hechos
significativos de la programación, así
como para medir el avance del proyecto. Si introduce una
duración de cero días para una tarea,
Microsoft Project mostrará un símbolo de hito en el diagrama
de barras de Gantt al comienzo de ese día.
A la derecha del símbolo de hito aparecerá la fecha de
comienzo de la tarea.
Para introducir una duración:
1 - Seleccione el campo “Duración” (VER -
DIAGRAMA DE GANTT) para la primera tarea.
2.- Escriba un número para la longitud de
duración seguido de una abreviatura de unidad de
duración.
3.- Haga clic en el botón de entrada o
presione ENTRAR
4.- Repita los pasos 1 al 3 para
introducir las duraciones de todas las tareas.
5.- Seleccione la segunda tarea
“Inventario e investigación”
6.- Haga clic en el botón “ Ir a tarea
seleccionada” de la barra de herramientas Estándar para ver
las barras de Gantt. O bien, elija Ir a
en el menú Edición y en el cuadro “Fecha” , escriba la fecha
de comienzo para la tarea seleccionada.
7.- Elija “Aceptar”
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 7 -
Organización del trabajo mediante esquemas.
El siguiente paso para crear una
programación es organizar las tareas que se hayan
introducido. Las tareas de la estructura
jerárquica que muestran las subtareas, se organizan para
ver de qué manera se incluyen entre grupos
más grandes llamados tareas de resumen.
Las tareas de resumen también son los
títulos que ayudan a organizar las tareas. En la tabla de
Gantt aparecen en negrita. Las subtareas
se sangran o se degradan bajo las tareas de resumen.
Para degradar una tarea:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama
de Gantt y seleccione la tarea que desee degradar.
2.- Haga clic en el botón “Sangría” de la
barra de herramientas Formato. O elija Niveles de
esquema en Herramientas y , después, Aplicar sangría.
Para promover una tarea:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama
de Gantt y seleccione la tarea que desee promover.
2.- Haga clic en el botón “Sangría” de la
barra de Herramientas Formato. O bien, elija Niveles de
esquema del menú Herramientas y luego elija Aplicar
sangría
Vinculación de tareas
Con las tareas introducidas y organizadas
en esquemas, deberá vincularlas en secuencia
para crear relaciones entre ellas y
calcular la duración del proyecto.
Como línea general se deben vincular
subtareas con subtareas dentro de un grupo y luego,
vincular las tareas de resumen con otras
tareas de resumen. Es posible eliminar una relación entre
tareas en cualquier momento.
Para crear una relación entre tareas:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama
de Gantt
2.- En la tabla de Gantt, seleccione las
tareas que desee vincular.
3.- Haga clic en el botón “Vincular tareas”
de la barra de herramientas Estándar. O bien, elija
Vincular tareas en el menú Edición.
Para eliminar una relación entre tareas:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama
de Gantt
2.- En la tabla de Gantt, seleccione las
tareas que desee desvincular.
3.- Haga clic en el botón “Desvincular
tareas” de la barra de herramientas Estándar; o elija
Desvincular tareas del menú Edición
Asignación de personal a las tareas.
En Microsoft Project, los recursos pueden
ser el personal o el equipo necesario para
completar el proyecto. Si en éste
participa un número considerable de personas resultará útil
asignar el trabajo de cada tarea a
individuos específicos lo cual permite mantener un seguimiento
de quien es el responsable de cada tarea
en cualquier momento.
Para asignar un recurso a una tarea:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama
de Gantt.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 8 -
2.- En la tabla de Gantt, seleccione la
tarea a la que desee asignar un recurso.
3.- Haga clic en el botón “Asignación de
recursos” de la barra de herramientas Estándar.
O elija Asignación de recursos en
el menú Insertar.
4.- En el campo “Nombre” escriba el nombre
del recurso que desee asignar a la tarea
seleccionada.
5.- Elija el botón “Asignar”
Además, será posible agregar detalles
acerca de los recursos del proyecto en el cuadro de diálogo
Información acerca del recurso.
Para agregar información acerca del
recurso:
1.- Haga doble clic en el nombre del
recurso, en el campo “Nombre”
2.- En el cuadro de diálogo Información
acerca del recurso, escriba la información que desee
acerca del recurso seleccionado.
3.- Elija “Aceptar”
La información acerca del recurso que se
halla introducido será almacenada en la presentación
Hoja de recursos.
4.- Cuando termine de agregar información,
elija “Cancelar”
5.- Para ver la lista de recursos, elija Hoja
de recursos en el menú Ver
6.- Cuando termine de ver la lista de
recursos, elija Diagrama de Gantt en el menú Ver
Verificación de la programación
Con las tareas y sus duraciones
introducidas, las tareas vinculadas para mostrar sus
relaciones y los recursos asignados a las
tareas es el momento de evaluar la programación.
La primera verificación que puede realizar
es para ver cuando estará terminado el proyecto
(mirar la fecha de fin en el cuadro de
diálogo Resumen )
Para verificar la fecha de fin:
1.- En el menú Archivo, elija Resumen.
2.- Seleccione la ficha Proyecto.
La fecha de fin del proyecto actual
aparecerá en el cuadro “Fecha de fin”
3.- Elija el botón “Cancelar”.
Para ver el proyecto completo:
1.- En el menú Ver elija Zoom
2.- En Hacer Zoom hasta, seleccione
el botón de opción “Proyecto completo”
3.- Elija “Aceptar”
Dar formato al Diagrama de Gantt
Con Microsoft Project podrá dar el formato
que desee al Diagrama de Gantt y resaltar
tareas.
De esta manera aclarará el contenido de la
programación y mejorará su aspecto.
Para destacar una tarea con cursiva:
1.- En la tabla de Gantt, seleccione la
tarea a la que desee dar formato.
2.- Haga clic en el botón “Cursiva” de la
barra de herramientas Formato. O elija Fuente en el menú
Formato y luego seleccione “Cursiva” en el cuadro “Estilo de
fuente”.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft
Project - 9 -
3.-
Elija “Aceptar”
Para dar formato a una barra de Gantt:
1.- Haga doble clic en la barra de Gantt a
la que desee dar formato.
2.- En “Barra Central” , seleccione una
nueva forma, un diseño o color para la barra.
3.- Elija “Aceptar”
Impresión de la programación
La impresión le permitirá comunicar los
planes a otras empresas, departamentos y personas que
participen en el proyecto.
Para ver una presentación preliminar o
imprimir el diagrama de Gantt:
1.- En el menú Archivo elija Imprimir.
2.- Elija el botón “Presentación
preliminar” en el cuadro de diálogo Imprimir.
3.- Si está conectado a una impresora,
elija el botón “Imprimir”. De lo contrario, elija el botón
“Cerrar” para volver al diagrama de Gantt.
Una vez cumplimentados estos pasos podrá
experimentar con Microsoft Project y crear
programaciones para sus proyectos;
obtendrá información adicional, a medida que la necesite
utilizando la Ayuda y las Fichas-Guía.
Guardar el trabajo y salir de Microsoft
Project
Ahora que ha completado la programación,
quizá desee guardarla como archivo en el disco para
volver a utilizarla en el futuro. Si no lo
hace, al cerrar la programación o salir de Microsoft Project
perderá todos los cambios efectuados en la
misma.
Para guardar un nuevo archivo del
proyecto:
1.- En el menú Archivo elija Guardar
como.
2.- Luego seleccione el botón “Guardar sin
línea de base”
3.- Elija “Aceptar”
4.- Escriba el nombre del nuevo archivo.
Si no incluye una extensión, Microsoft Project agregará
automáticamente la extensión .MPP al
nombre del archivo.
5.- En Microsoft Project, elija “Aceptar”
Para salir de Microsoft Project
1.- En Microsoft Project elija Salir en el
menú Archivo. Si decide salir de un archivo del proyecto sin
guardar los cambios se le preguntará si
desea guardarlos.
2.- Para salir guardando los cambios,
elija el botón “Si”
Para salir sin guardar los cambios elija
“No”
Para volver sin salir, elija “Cancelar”
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 10 -
EL PROCESO DE PLANIFICACION DE PROYECTOS.
Administración de un proyecto con
Microsoft Project
La administración de proyectos es
simplemente la planificación, organización y administración de
tareas y recursos necesarios para llevar a
cabo un objetivo definido, normalmente con limitación de
tiempo y costos. Un plan puede ser tan
simple como escribir en un bloc de notas una lista de
tareas con sus fechas previstas de
comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado, puede constar
de miles de tareas y recursos, y de un
presupuesto de millones. La mayoría de los planes de
proyectos comparten elementos comunes ,
incluyendo la división del proyecto en tareas de fácil
manejo, la programación de las tareas y
los seguimientos del progreso del trabajo.
Normalmente, la administración de
proyectos está compuesta por tres fases:
• Planificación del proyecto y creación de
una programación: es la
fase más importante.
Incluye la definición de las tareas y sus
duraciones, el establecimiento de relaciones entre
tareas y, si se va a realizar el
seguimiento del uso de recursos, la asignación de los mismos.
Todas las fases posteriores del proyecto
se basan directamente en la información que se les
proporciona cuando se planifica el
proyecto.
• Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante
desarrollo que comienza una
vez que se halla creado una planificación,
y concluye cuando el proyecto está terminado. La
administración de un proyecto incluye el
seguimiento y ajuste de la programación para que
refleje los cambios que se hallan
producido a lo largo del desarrollo del proyecto.
• Comunicación de la información del
proyecto: en esta fase se
comunica la información del
proyecto a los clientes, al personal y a
la administración. Una de las ventajas de usar Microsoft
Project es la posibilidad de crear
informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto
que le permite modificar el aspecto y el
contenido de los informes, a fin de que muestren la
información deseada en un formato
conveniente para el usuario
Modelos Tradicionales de Administración de
Proyectos
• METODO DE RUTA CRITICA (MRC)
El proceso de informatización de la
administración de proyectos se inició en los años 50. DuPont
Corporation y Remington Rand, en un
esfuerzo por mejorar las técnicas de programación de
proyectos, desarrollaron un sistema de
programación llamado Método de Ruta Crítica: un modelo
matemático que calcula la duración total
de un proyecto basándose en la duración de cada tarea
en particular y en sus dependencias, y que
identifica qué tareas son críticas. Este modelo es el
método de programación utilizado
fundamentalmente en el software para la administración de
proyectos actualmente, incluido Microsoft
Project.
Durante los años 50, la Marina de EE.UU.
desarrolló el proyecto de los misiles Polaris, un sistema
de armamentos basado en submarinos.
Lockheed, el contratista principal del proyecto, creó el
sistema de programación PERT ( Programme
evaluation and review technique) que utiliza
probabilidades estadísticas para calcular
las duraciones previstas. Hoy en día, un diagrama PERT
(también llamado diagrama de red) hace
referencia a la representación gráfica de las relaciones
entre tareas.
El método del camino crítico, llamado
también con la sigla PERT aplica principios de la
teoría de los gráficos. Esta teoría
realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante
gráficos. Se denomina “gráfico” a un
conjunto de puntos llamados “nodos” y a un conjunto de arcos
que vinculan esos puntos. Los procesos o
proyectos a programar se representan mediante estos
gráficos; cada tarea es simbolizada por un
nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que
corresponden a las tareas, el método busca
determinar la secuencia de arcos adyacentes
(denominada camino) que, yendo desde el
principio al final del proceso o proyecto, tenga mayor
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft
Project - 11 -
duración.
Este es denominado “camino
crítico” e interesa conocerlo, pues condicionará la duración
total del proceso o proyecto: por ello,
las tareas comprendidas en ese camino (“tareas críticas”)
deben ser las más controladas y en caso de
desear acelerarlo, habrá que comenzar por ellas.
Este método es utilizado, por lo tanto,
para aquellos procesos o proyectos que tienen un comienzo
y una terminación (es decir que no son
continuos) y que presentan cierta complejidad en la
interrelación de las tareas que los
forman.
• DIAGRAMA DE GANTT
En un desarrollo independiente de sistemas
de administración de proyectos, Henry L. Gantt
desarrolló un modo de representar
gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo.
El gráfico de Gantt cubre las distintas
funciones de la programación: asignación de recursos y
determinación de la secuencia y
cronología. A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos
de programación más completos y, sin duda,
el más usado. El gráfico se confecciona a dos
escalas: en la horizontal se mide el
tiempo (en horas, días, semanas, etc); en la vertical, se
ordenan los elementos que intervienen en
la programación: máquinas, hombres, tareas, órdenes
de trabajo, etc.. El gráfico establece, de
tal forma, una relación cronológica entre cada elemento
productor o tarea. Las subdivisiones
horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez
tres cosas: transcurso de una unidad de
tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo
realizado efectivamente en ese lapso. La
inclusión simultánea de estos dos últimos aspectos
(generalmente se lo hace mediante
segmentos trazados en distintos colores o de diferente
contextura o forma) implica cotejar lo
programado con lo realizado, es decir controlar lo
programado.
Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de
Microsoft Project para crear una programación así como
hacer el seguimiento e imprimir informes.
ACTIVIDADES CLAVE DE LA ADMINISTRACION DE
PROYECTOS
1 - Creación y Organización de la
Programación
Consiste en la lista de tareas o
actividades que se deseen llevar a cabo y la cantidad de tiempo o
duración que precisará cada tarea. Este
programa utiliza las tareas, duraciones y demás
información, como fechas y límites para
construir la programación y proporcionarle un modelo
realista del proyecto que va a
administrar.
Para crear y organizar la programación
deberá:
A - Comenzar una nueva programación:
Consiste en crear un nuevo archivo y designar la fecha de
comienzo o final del proyecto así como el
resto de la información general del mismo.
Es mejor programar desde la fecha de
comienzo del proyecto; de esta manera, Microsoft Project
determinará la fecha de fin del proyecto
según el tiempo necesario para completar el resto de las
tareas y demás información del proyecto.
Para introducir la fecha de comienzo o de
fin de proyecto:
1 - Haga clic en el botón “Nuevo” de la
barra de herramientas Estándar. O elija Nuevo en el menú
Archivo.
2 - Escriba la fecha de comienzo a partir
de la que se programará el proyecto. O, seleccione
“Fecha de fin del proyecto” en el cuadro
“Programar a partir de :” Y a continuación escriba la fecha
de fin desde la cual programar el
proyecto.
3 - Si desea introducir más detalles
acerca del proyecto, seleccione la ficha Documento y escriba
la información que desee.
4 - Elija “Aceptar”.
Si cambian los planes, puede cambiar la
información del proyecto en cualquier momento mediante
el comando Resumen del menú Archivo.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 12 -
B - Introducción de tareas: Con esta
información se identifican los trabajos que será necesario
realizar a lo largo del proyecto. Mediante
la introducción de tareas en la tabla de Gantt podrá crear
rápidamente la lista de tareas de la
programación.
* Introducción de tareas repetitivas: puede establecer que una tarea suceda
diaria, semanal,
mensual o anualmente. Asimismo, puede
especificar la duración de la aparición, cuándo sucederá
y cuántas veces se repetirá esa tarea.
1 - En el menú Ver, elija Diagrama
de Gantt.
2 - Seleccione la primera fila de tareas
en blanco de la tabla de Gantt.
3 - En el menú Insertar, elija Insertar
tarea repetitiva.
4 - Escriba el nombre de la tarea en el
cuadro “Nombre:”.
5 - En el cuadro “Duración” escriba la
duración de la tarea: minutos, horas, días, semanas.
6 - En “Esto sucede”, seleccione el
intervalo de aparición de la tarea.
7 - En “Diariamente”, “Semanalmente”,
“Mensualmente” o “Anualmente”, especifique la frecuencia
de la tarea.
8 - En “Duración”, escriba la fecha de
comienzo en el cuadro “Desde:” y la fecha de fin en el cuadro
“Hasta:”, o bien el número de veces que se
repetirá la tarea en el cuadro “Para ocurrencias”.
9 - Elija “Aceptar”.
* Cambios de tareas a hitos.
* Cambios de duración de las tareas.
* Eliminación de una tarea.
* Degradación y promoción de tareas.
C - Organización del proyecto según un
esquema de tareas para poder mostrar y trabajar en las
distintas fases de programación: Es
posible ordenar y desplazar las tareas para reorganizar la
programación. Cuando ordene una
programación esquematizada, Microsoft Project ordenará por
separado las tareas de cada nivel del
esquema, manteniendo las relaciones entre las subtareas y
sus tareas de resumen. Si se desplaza una
tarea de resumen sus correspondientes subtareas se
desplazarán con ella.
Para ordenar un esquema:
1 - En el menú Ver, elija Diagrama
de Gantt.
2 - En el menú Herramientas, elija Ordenar
y a continuación un nombre de campo.
Mediante la contracción y expansión de un
esquema es posible ocultar o mostrar las subtareas de
una tarea resumen.
Para contraer un esquema:
1 - Elija en el menú Ver, Diagrama de
Gantt.
2 - Seleccione la parte del esquema que
desee contraer. Si selecciona una tarea de resumen no es
preciso seleccionar sus correspondientes
subtareas para contraerlas.
3 - Haga clic en el botón “Ocultar
subtareas” de la barra de herramientas Formato.
O, en el menú Herramientas, elija Niveles
de esquema y, luego, elija Ocultar subtareas.
Es posible contraer o expandir fácilmente
una tarea de resumen haciendo doble clic en la misma.
Para expandir un esquema:
1 - Elija en el menú Ver, Diagrama de
Gantt.
2 - Seleccione la parte del esquema que
desee expandir.
3 - Haga clic en el botón “Mostrar
subtareas” de la barra de herramientas Formato.
O, en el menú Herramientas, elija Niveles
de esquema y, luego, elija Mostrar subtareas.
Para expandir el esquema completo, haga
clic en el botón “Mostrar todas las tareas” de la barra de
herramientas Formato.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 13 -
D - Creación de un calendario del proyecto
para que Microsoft Project programe las tareas según
los horarios laborales: El calendario del
proyecto define los días y horas laborables de todo el
proyecto. Microsoft Project solo
programará tareas en los días y horas laborables establecidas en
el calendario del proyecto. Cuando habrá
un nuevo proyecto el sistema utilizará un calendario
predeterminado con la siguiente
configuración:
- días laborables: de lunes a viernes
- horas laborables: de 8:00 a 12:00 y de
13:00 a 17:00
- no hay días no laborables.
Microsoft Project también proporciona un
calendario de recursos para cada recurso.
También es posible cambiar los días y
horas laborables del calendario del proyecto para reflejar
exactamente los días y horas laborables
del mismo. Puede especificar los días y horas no
laborables normales, como fines de semana
y tardes así como feriados y vacaciones.
Para cambiar los días y horas laborables:
1.- En el menú Herramientas elija Cambiar
Calendario Laboral
2.- Seleccione una fecha en el calendario
3.- En “Hacer días”, seleccione un botón
de opción
4.- Si ha seleccionado el botón de opción
“Laborables”, en “Horario de Trabajo:” , escriba las horas
de comienzo y fin de la jornada
5.- Elija “Aceptar”
2.- Programación de Tareas
Mediante las cuatro relaciones entre
tareas diferentes de que dispone Microsoft Project puede
vincular tareas fácilmente en su
programación para que reflejen o modelen la forma en que
realmente trabaja el proyecto.
Para crear una programación manejable se
debe:
A.- Vincular tareas para asignar
relaciones entre ellas
Algunas tareas pueden relacionarse con
otras de diferentes maneras. Una tarea que deba
comenzar o finalizar antes de que otra
pueda comenzar se denomina predecesora. La tarea que
depende del comienzo o fin de la que la
precede se llama sucesora.
Microsoft Project brinda cuatro tipos diferentes de
relaciones entre tareas:
* Fin a comienzo (FC): la tarea comienza
cuando su predecesora finaliza.
* Comienzo a comienzo (CC): la tarea
comienza cuando su predecesora comienza.
* Fin a fin (FF): La tarea finaliza cuando
su predecesora termina.
* Comienzo a fin (CF): la tarea finaliza
cuando su predecesora comienza.
B- Superponer o retrasar tareas
relacionadas
A veces las relaciones entre tareas no
representan de manera precisa la forma en que se sucederá
el trabajo en el proyecto. Puede crear
este tipo de relaciones entre tareas mediante el uso del
adelanto u la posposición.
Mediante el adelanto, es posible programar
la superposición de dos tareas, para que una de ellas
comience antes de que su predecesora
finalice. Si agrega una posposición, podrá retrasar el
comienzo de la tarea sucesora. Ambos se
expresan en unidades o en porcentajes de la duración
de la tarea predecesora.
* “No comenzar antes del “ (NCAD)
* “No finalizar después del” (NFDD)
* “No comenzar después del” (NCDD)
* “Debe finalizar el “ (DFE)
* “Debe comenzar el” (DCE)
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 14 -
C- Comenzar o finalizar tareas en una
fecha concreta
Microsoft Project puede programar una
tarea para que comience en una fecha concreta, o
para que finalice en o antes de una fecha
concreta.
Para definir una delimitación:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama
de Gantt
2.- Seleccione la tarea que desee y luego
haga clic en el botón “Información” de la barra de
herramientas Estándar. o, seleccione la
tarea y elija Información acerca de la tarea en el menú
Insertar.
3.- Seleccione la ficha Avanzado
4.- En “Delimitar Tarea”, seleccione un
tipo de delimitación de la lista.
5.- Si ha seleccionado una delimitación
distinta a “Lo mas tarde posible” o “Lo antes posible”,
escriba la fecha de delimitación en el
cuadro “Fecha”.
6.- Elija “Aceptar”
Microsoft Project volverá a calcular la
programación.
Para superponer o retrasar tareas:
Con estas propiedades, puede comenzar una
tarea sucesora (con un adelanto) antes de
que la predecesora haya terminado; o
definir un período de espera (con una posposición) entre el
fin de la predecesora y el comienzo de la
sucesora.
1.- En el menú Ver, elija Diagrama
de Gantt
2.- Seleccione la tarea que desee y luego
haga clic en el botón “Información” de la barra de
herramientas Estándar. o, seleccione la
tarea y elija Información acerca de la tarea en el menú
Insertar.
3.- Seleccione la ficha Predecesoras.
4.- En el campo “Posposición” escriba el
adelanto o la posposición que desee, en forma de
duración o de porcentaje de la duración de
la tarea predecesora.
Escriba el adelanto como un número
negativo o como porcentaje completo y la posposición como
número positivo.
5.- Elija “Aceptar”.
Para delimitar tareas:
Con las delimitaciones de tareas es
posible controlar el comienzo o fin de cualquier tarea
para crear una programación que
proporcione información precisa y cumpla los requisitos.
Microsoft Project proporciona las
siguientes delimitaciones de tareas:
* “Lo antes posible” (LAP)
* “Lo más tarde posible” (LMTP)
* “No finalizar antes del” (NFAD)
ADICION DE PERSONAL Y EQUIPAMIENTO AL
PROYECTO
El personal y el equipamiento son los
recursos con los que trabaja el proyecto. Con Microsoft
Project es posible:
* Asignar recursos a las tareas para
asegurarse de que la programación contiene el personal y el
equipamiento adecuados.
* Crear programaciones de trabajo para los
recursos.
La asignación de recursos a las tareas
puede ser una parte importante del éxito en la
administración del proyecto. Se recomienda
asignar recursos a las tareas cuando el objetivo sea:
• Llevar a cabo un seguimiento del trabajo
realizado por el personal y el equipamiento asignado a
las tareas.
• Asegurar una buena descripción y comprensión
del proyecto; si las responsabilidades están
claras, el riesgo de que alguna tarea se
pase por alto disminuirá.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 15 -
• Aumentar la flexibilidad en la
planificación de cómo y cuándo deben estar terminadas las tareas.
• Observar los recursos con sobreasignación
o infraasignación de trabajo.
• Realizar un seguimiento de los costos de
los recursos.
Las asignaciones de recursos afectan a la
cantidad de tiempo que se empleará para finalizar la
tarea; ésto se denomina “Programación en
función de los recursos”.
Según las asignaciones de recursos,
Microsoft Project calculará también los costos de los recursos
y las tareas, si introdujo información
acerca de los costos y la cantidad de trabajo completado.
Creación de la lista de recursos del
proyecto:
Antes de asignar recursos a las tareas,
puede crear una lista de recursos del proyecto con el fin de
ahorrar tiempo posteriormente. La misma
contiene:
* El nombre del recurso, que puede ser una
persona, un elemento del equipamiento o alguno de
los tipos de recursos intercambiables.
* El número máximo de unidades de recursos
intercambiables disponible.
1 - En el menú Ver, elija Hoja
de recursos.
2 - En el menú Ver, elija Tabla,
y luego, Entrada.
3 - Escriba el nombre del recurso en un
campo vacío de la columna “Nombre del recurso”.
4 - Si desea designar un grupo de
recursos, escriba un nombre en la columna “Grupo”.
5 - Si fuera necesario, en la columna
“Capacidad máxima”, escriba el número de unidades
disponibles de dicho recurso.
6 - Cambie la información predeterminada
que aparece en los demás campos por la más
adecuada.
7 - Repita los pasos 3 a 6 para cada
recurso.
A medida que trabaje con el Diagrama de
Gantt u otras presentaciones de las tareas puede
agregar nombres de recursos. Haga clic en
el botón “Asignación de recursos” de la barra de menú
Estándar. Escriba el nombre del recurso en
un campo “Nombre” disponible.
Asignación y eliminación de recursos:
Es posible asignar un recurso, un recurso
a tiempo parcial, varios recursos o varias unidades del
mismo recurso a una tarea. Microsoft
Project mostrará el porcentaje del tiempo que un recurso es
asignado a una tarea y el número de los mismos,
si se asignan varios, a continuación del nombre
del recurso en la barra de tareas del
Diagrama de Gantt.
Para eliminar un recurso de una tarea:
1 - En la Tabla de Gantt, elija una tarea.
2 - Haga clic en el botón “Asignación de
recursos” de la barra de herramientas Estándar. O elija
Asignación de recursos en el menú Insertar.
3 - Seleccione el recurso que desea
eliminar.
4 - Elija el botón “Quitar”.
5 - Elija el botón “Cerrar”.
Controlar cuándo un recurso comienza a
trabajar en una tarea:
Con este programa es posible indicar dicho
momento. Por ejemplo, puede escalonar los
momentos en que varios recursos empiezan a
trabajar en la misma tarea retrasando el momento
de comienzo de uno o más recursos. Cuando
retrase el comienzo de la asignación de un recurso,
Microsoft Project recalculará la fecha de
comienzo y el tiempo de trabajo del recurso en esa tarea.
1.- En el menú Ver , elija el Diagrama
de Gantt
2.- En el menú Ventana, elija Dividir
3.- En la tabla de Gantt seleccione la
tarea para la que desee retrasar el trabajo del recurso.
4.-Seleccione el Formulario de tareas en
la sección inferior
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 16 -
5.- En el menú Formato, elija Detalles
y luego, elija Calendario del Recurso.
6.- Si no especifica la duración del
recurso en el campo “Trabajo”, escriba la duración del trabajo
en el campo y luego, presione, entrar.
7.- En el campo “Retraso del recurso”,
escriba la duración deseada para el retraso en el comienzo
del trabajo del recurso
8.- Elija “Aceptar”
9.- En el menú Ventana, elija Anular
división.
Programación del trabajo de recursos:
Microsoft Project programa las tareas
según la información del calendario del proyecto, el
calendario predeterminado de la
programación, que indica las horas laborables normales y los
períodos no laborables habituales.
Después de crear el calendario base es
necesario asignar el calendario a los recursos que desee
utilizar.
De manera predeterminada, el calendario
estandar del proyecto se aplica a todos los recursos del
proyecto, haciéndolo coincidir . Si este
es el único calendario que se utiliza, no es neceario
modificar el calendario para cada recurso.
Si un recurso individual tiene una
programación diferente, puede modificar el calendario de ese
recurso.
1.- En el menú Herramientas elija Cambiar
el calendario laboral
2.- En el cuadro “Para:” seleccionar el
recurso cuyo calendario desee cambiar.
3.- En el calendario seleccione los días
que desee cambiar.
4.- Seleccione el botón “Laborables, “No
laborables”, o “Predeterminados”
5.- Para cambiar las hojas laborables
escriba la nueva hora en el cuadro “De:” o en el cuadro “A:”
6.- Elija “Aceptar”
Cuando cree un calendario base para más de
un recurso, será necesario asignar ese
calendario a cada uno de los recursos para
que Microsoft Project utilice dicha información cuando
programe el trabajo de los recursos.
1.- En el menú Ver elija Hoja de
recursos
2.- Seleccione el recurso al que desee
asignar el calendario
3.- Haga clic en el botón “Información “
de la barra de Herramientas Estándar . O elija Información
acerca del recurso en el menú Insertar
4.- En el cuadro “ Calendario Base:”,
seleccione el calendario que desee para ese recurso.
5.- Elija “Aceptar”
ASIGNACION DE COSTOS A LAS TAREAS Y A LOS
RECURSOS
Para muchos administradores de proyectos,
el costo es un aspecto importante de la
programación y del control del proyecto.
Por ejemplo, las consideraciones de costos determinará la
rapidez con la que se llevarán a cabo las
tareas y cómo se emplean los recursos (equipamiento y
trabajadores). En algunos casos, el éxito
del proyecto se mide por la desviación entre los costos
finales del proyecto y los costos
previstos.
Con Microsoft Project, es posible seguir
la evolución de los costos a un nivel básico o avanzado.
Es posible:
* Asignar salarios o tasa a los recursos.
* Contabilizar el costo de los materiales.
* Controlar la acumulación de costos.
* Consultar los costos del proyecto.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 17 -
Mediante la asignación de costos a las
tareas y a los recursos, puede utilizar Microsoft
Project para seguir la evolución del flujo
de caja del proyecto. A medida que vaya creando el
proyecto, será posible desarrollar
escenarios de costos del tipo “ qué pasaría si”, mediante el ajuste
de los recursos y la posterior revisión
del efecto de los cambios en los costos de la programación.
Es posible determinar cuanto costará
completar una tarea, así como desarrollar un historial de
costos para proyectos futuros.
El costo de completar cada tarea incluye
el costo de todos los recursos que trabajan en
una tarea y de todos los gastos
adicionales, como el costo de los materiales y los costos por uso.
Si se asignan costos a los recursos y
tareas, será posible contestar también diversas
cuestiones relativas a los costos en
cualquier punto del proyecto, como pueden ser:
* ¿Cuál es el costo de los recursos de
esta tarea?
* ¿Cuál es el costo de los recursos del
proyecto?
* ¿Cuánto costará completar esta tarea?
* ¿Cuál es el costo total de esta fase del
proyecto?
* ¿Cuál es el costo planificado del
proyecto?
Asignación de tasas a los recursos
Puede servirle de ayuda para la exacta
administración de los costos del proyecto. Las
tasas de los recursos podrían ser el costo
horario de los trabajadores o del equipo necesario para
completar una tarea , o el costo fijo por
uso de una pieza del equipo. Normalmente, el costo del
recurso incluye tareas las tasas de hora
extra o estándar de los recursos. Cuando un recurso con
una tasa de hora extra o estándar se
asigna a una tarea, y ésta dura más tiempo del planificado, se
incrementa el costo del recurso para esa
tarea.
1.- En el menú Ver, elija Hoja
de recursos.
2.- En los campos “Tasa estándar”, “Tasa
hora extra”, o “Costo por uso” del recurso, escriba la
tasa.
3.- Haga clic en el botón de entrada o
presione la tecla ENTRAR.
Nota: Si varios recursos tienen tasas
estándar o de hora extra, un importe por uso o un método
acumulativo, puede ahorrar tiempo mediante
una entrada válida para todos ellos. En Hoja de
recursos, seleccione los recursos. Para seleccionar recursos no
adyacentes, mantenga
presionada la tecla CTRL mientras hace
clic en los nombres de los recursos. Haga clic en el botón
“Información” de la barra de herramientas
Estándar o elija el comando Información acerca del
recurso en el menú Insertar, e introduzca la información
para todos los recursos seleccionados al
mismo tiempo.
Asignación de un costo fijo a una tarea
Si sabe el importe exacto de los
materiales de una tarea y no está asignando recursos a la
tarea, introduzca el costo fijo. El costo
fijo podría ser el costo de los suministros para los que ya se
ha negociado un precio de compra. También
podría consistir en una oferta aceptada de un
contratista externo o en la tarifa plana
que se paga por un trabajo.
1.- En el menú Ver, elija Diagrama
de Gantt.
2.- En el menú Ver, elija Tabla y
a continuación elija Costo.
3.- En el campo “Costo Fijo” de la tarea ,
escriba el costo.
4.- Haga clic en el botón de entrada o
presione la tecla ENTRAR
Control de la acumulación de costos
Con Microsoft Project, es posible acumular
los costos de la tarea cuando ésta comience o
finalice, o prorratear el costo. Por
ejemplo es posible:
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 18 -
* Acumular el costo total de una tarea al
comienzo si paga el total de la cantidad antes de
comenzar el trabajo.
* Acumular el costo de una tarea al final
si retiene el pago hasta que el trabajo finalice.
* Prorratear el costo de una tarea si
necesita seguir el costo según el grado de cumplimiento de
una tarea.
Nota: Solamente puede prorratear los
costos estándar y de horas esta de los recursos. Un recurso
de costo único se acumula sólo al comienzo
o al final de la tarea, y los costos fijos siempre se
acumulan al final.
Para controlar la acumulación de costos
1.- En el menú Ver, elija Hoja
de Recursos
2.- Seleccione el recurso.
3.- Haga clic en el botón “Información” de
la barra de herramientas Estándar. O elija Información
acerca del recurso en el menú Insertar.
4.- En el cuadro “Acumular” y en “Costos”,
seleccione un método de acumulación.
Para Seleccione
Acumular el costo al comienzo de una tarea
Comienzo
Acumular el costo cuando la tarea esté
terminada Fin
Acumular el costo según el porcentaje
de finalización de la tarea Prorrateado
5.- Elija “Aceptar”
Acerca de la presentación de los costos
del proyecto
Con Microsoft Project, hay distintas
formas de ver los costos del proyecto. Puede ver los
costos de las tareas cuando desee
consultar el costo total de todos los recursos asignados y del
costo total de una tarea. Puede ver los
costos de los recursos cuando desee consultar cuánto
dinero ha gastado en horas extra.
Asimismo, puede consultar los costos
totales del proyecto para comprobar si el proyecto
permanece dentro de los valores generales
presupuestados.
Observando los costos puede:
- Administrar estrictamente el proyecto
mediante el seguimiento de los costos de cada tarea.
- Generar informes de costos de tareas
individuales, así como el costo global del proyecto.
- Presentar los costos de los recursos
individuales y por grupos.
Presentación del costo por tarea
Si considera inaceptable el costo total
del proyecto, necesitará consultar el costo de cada tarea. El
costo de las tareas incluye el costo total
de todos los recursos y los costos fijos. Si el costo de una
tarea individual es demasiado elevado,
quizás sea posible reducir la magnitud del trabajo, hacer el
trabajo en menos tiempo o asignar un
recurso más barato para llevar a cabo el trabajo.
Para presentar el costo por tarea
1.- En el menú Ver, elija Diagrama
de Gantt
2.- En el menú Ver, elija Tabla y
a continuación, elija Costo
3.- Desplace la tabla de Gantt hacia la
derecha hasta que aparezca el campo “Costo Total”
O arrastre la barra de división hacia la
derecha para mostrar el campo “Costo Total”
Nota: Existen varias formas de consultar el costo por recurso.
1.- Use la Hoja de recursos con la Tabla
de costos aplicada para mostrar el costo total de cada
recurso.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 19 -
2.- Use la presentación Uso de recursos
para mostrar los costos o el acumulado de las horas
extras de cada recurso. Puede copiar los
costos de esta presentación y pegarlos en otra
aplicación, Como Microsoft Excel.
3.- Use el Gráfico de recursos para ver
una representación gráfica de los costos o acumulados de
las horas extra de los recursos.
4.- Use el Formulario de recursos que
muestra los campos de costos para presentar los costos de
los recursos de cada tarea a la que haya
asignado el recurso.
EVALUACIÓN Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIÓN
Una vez creada la programación mediante la
introducción de tareas, la asignación de
recursos y la introducción de la
información acerca de los costos, estará preparado para evaluarla y
ajustarla. Al evaluar la programación,
probablemente encontrará problemas u omisiones que deban
ser ajustados. Lo más práctico es analizar
y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso
de planificación y, mejor todavía, antes
de poner en marcha el proyecto. Sin embargo, una vez
iniciado el proyecto también podrá
comprobar la planificación y ajustarla, cuando sea necesario,
para adecuarla a sus objetivos y
necesidades.
Los aspectos de la programación que vayan
a evaluarse dependerán de la información contenida
en la programación y del nivel de detalle
en que se esté administrando el proyecto. Por
consiguiente, debería considerar la evaluación
de:
La fecha de fin de la programación.
La manera en que se han asignado los
recursos.
El costo de la programación.
Microsoft Project calcula la fecha de fin
tomando como base la duración de las tareas en la
ruta crítica: la secuencia de tareas desde
la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto que
deben finalizar a tiempo para que el
proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas
de la ruta crítica provocará que el
proyecto finalice más tarde de lo planificado. Para ajustar la
fecha de fin de la programación,
concéntrese en la modificación de las tareas críticas.
Una vez evaluada la programación, podrá
utilizar diversas estrategias para reducir su longitud,
buscar y resolver recursos sobreasignados
y reducir el costo del proyecto.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 20 -
Acerca de la evaluación de la programación
Para determinar si la programación tiene o
no áreas problemáticas que requieran ajustes,
en primer lugar deberá analizar la
programación y evaluar la utilización del tiempo, de los recursos
y de los costos. La evaluación de la
programación de varias maneras le ayudará a identificar:
La relación entre tareas y la ruta crítica
El tiempo de demora en la programación
Las delimitaciones en las tareas
Los recursos sobreasignados
El costo de las tareas
En una programación de Microsoft Project
las tareas pueden relacionarse entre sí de
diversas formas. Utilizando de manera
eficaz estas relaciones será posible modificar la ruta crítica
y reducir la programación.
Cuando resulte necesario mantener las
tareas en la ruta crítica de la programación, será
posible ajustar la relación entre tareas y
las asignaciones de recursos de las tareas no críticas para
utilizar la demora en la programación. El
tiempo de demora es la cantidad de tiempo que se puede
retrasar una tarea sin retrasar la fecha
de fin de la programación. Si una tarea que tiene demora
finaliza más tarde, no afectará al resto
de la programación. La mayoría de las programaciones
tienen siempre algunas tareas no críticas
con demora.
Las delimitaciones en las tareas también
servirán de ayuda para controlar las fechas de
comienzo o de fin de tareas importantes.
Verifique las delimitaciones en las tareas en distintas
fases del proyecto, en especial en las
tareas críticas, para cerciorarse de que sean absolutamente
necesarias, ya que las delimitaciones
pueden reducir la flexibilidad de la programación.
Al evaluar la programación, asegúrese de
haber asignado los recursos de manera eficaz.
Se dice que un recurso está sobreasignado
cuando se le ha asignado más trabajo del que puede
realizar en las horas de trabajo
programadas. Se dice que un recurso está infraasignado cuando no
está plenamente asignado. Para asegurarse
de que los recursos estén sobreasignados o
infraasignados en la menor cantidad de
casos posible, se podrán reprogramar las tareas dentro de
su tiempo de demora.
Si se están introduciendo costos en la
programación, será necesario verificar el costo total
del proyecto para comprobar que se
mantiene dentro del presupuesto. Si el costo total es
demasiado elevado, se podrá reducir el costo
de tareas y recursos individuales para disminuir los
costos del proyecto.
Una vez identificados los problemas en las
áreas mencionadas se podrá ajustar la
programación para optimizar el tiempo, los
recursos y el dinero disponibles.
Verificación de la relación entre tareas
En la programación de un proyecto las
tareas pueden relacionarse entre sí de diversas
maneras. Una tarea que deba comenzar o
terminar antes de otra pueda comenzar se denomina
tarea predecesora. Una tarea que depende
del comienzo o del fin de una tarea precedente se
denomina tarea sucesora. Microsoft Project
dispone de cuatro relaciones entre tareas que pueden
utilizarse para conectar una serie de
tareas en una programación. Utilizando de manera eficaz
estas relaciones será posible modificar la
ruta crítica y reducir la programación del proyecto.
identificación de la ruta crítica
Microsoft Project calcula la fecha de fin
de una programación en función a las duraciones
de tareas en la ruta crítica: la secuencia
de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 21 -
zproyecto que deben finalizar a tiempo
para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso
entre las tareas de la ruta crítica
provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. La
ruta crítica se identifica por la serie de
tareas críticas consecutivas incluidas en la programación.
Para ajustar la fecha de fin de la
programación deberá centrarse en modificar las tareas críticas.
Para llamar la atención hacia la ruta
crítica es posible modificar una presentación. Microsoft
Project guardará los cambios junto con el
archivo de proyecto.
Nota Si da formato al texto en Microsoft
Project, el formato directo reemplazará todo formato
definido para una categoría de texto, por
ejemplo para todas las tareas críticas.
Búsqueda de márgenes de demora en la
programación
Al analizar las tareas de la programación
es posible buscar demoras permisibles; es decir,
el tiempo que una tarea puede retrasarse
sin demorar a ninguna otra. También es posible ver la
cantidad de tiempo que puede retrasarse
una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto, lo cual
se denomina margen de demora total.
Es importante saber dónde existen márgenes
de demora dentro de la programación, ya
que ello permitirá ajustar las fechas de
comienzo y de fin de las tareas cuando determinadas fases
de la programación no tienen margen de
demora y otras tienen demasiado. La mayoría de las
programaciones tienen algunas tareas
críticas con margen de demora. Esto permite que estas
tareas comiencen en una fecha posterior
sin afectar a la programación, lo que compensaría las
tareas que han tardado más tiempo que el
planificado.
Examen de las delimitaciones de las tareas
Mediante el uso de las delimitaciones, es
posible controlar las fechas de comienzo o de fin
de tareas importantes. Al introducir una
tarea, Microsoft Project le asignará automáticamente la
delimitación "Lo antes posible".
Sólo cuando sea necesario, deberán definirse otras delimitaciones,
como en el caso en que un cliente o un
contrato requieran que determinada tarea comience o
finalice en una fecha específica.
Las delimitaciones de las tareas son
útiles para crear una programación más precisa
empleando información detallada. Sin
embargo, las delimitaciones también pueden restringir la
flexibilidad de la programación. Si se produce
un conflicto de programación entre una delimitación y
una relación entre tareas, Microsoft
Project programará la tarea de acuerdo con la delimitación.
En diversas fases del proyecto será útil
verificar las delimitaciones en las tareas de la
programación, en especial las tareas en la
ruta crítica, para cerciorarse de que efectivamente son
necesarias. Toda delimitación que requiera
la introducción de una fecha debe utilizarse con sumo
cuidado, ya que las fechas fijas impiden
que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de
comienzo y de fin en caso de cambiar la
programación y, además, restringen la posibilidad de
redistribuir los recursos sobreasignados.
Búsqueda de los recursos sobreasignados y
sus asignaciones de tareas
Al evaluar la programación deberá
cerciorarse de haber asignado los recursos de una
manera eficaz. A cada tarea debe
asignársele un número de recursos adecuado en el momento
justo de realizar el trabajo. Y a cada
recurso deberá asignársele trabajo suficiente, de forma que
pueda elaborarse una programación completa
con la menor cantidad posible de casos de
sobreasignación e infraasignación de
recursos. (En ocasiones serán inevitables algunas
sobreasignaciones e infraasignaciones.)
Antes de dedicarse a resolver problemas de
sobreasignación de recursos deberá
determinarse cuáles son los recursos
sobreasignados, en qué momentos están sobreasignados y
qué tareas tienen asignadas en dichos
momentos. Para resolver la sobreasignación de recursos
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 22 -
deberá asignarlos de manera diferente, o
bien será necesario volver a asignarlos para el momento
en que el recurso esté disponible.
Búsqueda del costo de una tarea
Una vez evaluada la programación, es
necesario evaluar el costo total de la misma para
asegurarse de que se mantiene dentro de
los límites del presupuesto. Si el costo total es superior
al presupuesto, observe el costo de las
tareas individuales y las tasas de los recursos para ver si
es posible reducir los costos.
El costo total de una tarea es la suma de
las tasas del recurso y todos los costos fijos
atribuidos a la tarea. Un costo fijo es
una cantidad específica definida por el usuario que es
independiente del tiempo o el trabajo que
insumen completar una tarea.
Para ver el costo total de la programación
en sus diversas fases, elija Resumen en el menú
Archivo. Elija el botón
"Estadísticas". Observe en la columna "Costo" las
cantidades totales de los
costos actuales, previstos, reales y
restantes.
Reducción de la programación cambiando la
ruta crítica
La manera más evidente de reducir la
duración de la programación consiste en reducir la
ruta crítica mediante la eliminación o
combinación de tareas. Este método puede ser también el
más difícil, ya que es necesario
identificar las tareas que no sean absolutamente necesarias para
completar el proyecto. Si no es posible
eliminar o combinar tareas, se puede considerar la
posibilidad de cambiar algunas tareas para
que dejen de estar en la ruta crítica.
Observe cada tarea en la ruta crítica para
ver si puede dividirse en subtareas. Para que el
trabajo avance, quizá no sea necesario que
algunas de las subtareas se completen de manera
secuencial, por lo que se podrá reducir la
ruta crítica convirtiendo algunas de las subtareas en
subcríticas.
Reducción de la programación agregando
tiempo de adelanto o tiempo de posposición a las
tareas
Un método para reducir la ruta crítica de
la programación consiste en analizar todas las
tareas con relaciones de fin a comienzo
para ver si es posible superponerlas, de manera que las
tareas puedan llevarse a cabo
simultáneamente en la medida de lo posible. Con Microsoft Project
es posible utilizar el tiempo de adelanto
para hacer que una tarea comience antes del fin de su
predecesora. Asimismo, puede utilizarse el
tiempo de posposición para retrasar el comienzo de
una tarea sucesora.
Reducción de la programación disminuyendo
el trabajo de un recurso en una tarea
Una vez analizada la programación y
después de determinar lo que debe reducirse, se
podrá disminuir la duración de algunas
tareas para reducir la programación.
Microsoft Project está predeterminado para
calcular la duración de las tareas basándose en la
cantidad de trabajo necesario para
completarla, en el número de unidades de recurso que se le
han asignado y en los horarios y el
trabajo asignados a dichos recursos. Esto se denomina
programación en función de los recursos.
Es posible disminuir la duración de una tarea
disminuyendo la cantidad de trabajo que se
haya asignado a los recursos esenciales. La
disminución del trabajo necesario para las
tareas en la ruta crítica posibilitará el adelanto del fin de
la programación.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 23 -
Reducción de la programación mediante la
ampliación de la programación laboral de un
recurso
Después de analizar la programación y de
haber determinado que necesita ser reducida,
será posible reducir la duración de
algunas de las tareas de la programación.
Microsoft Project está predeterminado para
calcular la duración de una tarea basándose en la
cantidad de trabajo necesario para
completar la tarea y en el número de unidades de recursos
asignadas a la misma. Esto es lo que se
denomina programación en función de los recursos. La
reducción de la duración de las tareas en
la ruta crítica permitirá adelantar el fin de la
programación.
Si no es posible asignar más recursos a
una tarea, quizá sea conveniente ajustar los
calendarios laborales de los recursos
esenciales asignados a la tarea, de manera que trabajen
mayor cantidad de horas.
Cambio de las asignaciones de tarea de un
recurso sobreasignado
El método más directo para resolver un
problema de sobreasignación de recursos consiste
en cambiar las asignaciones de tarea del
recurso sobreasignado. Esto se efectúa quitando un
recurso de una tarea que tenga lugar en un
momento de sobreasignación. Otra manera es
reprogramar la tarea para que tenga lugar
cuando el recurso esté disponible.
Reasignación de un recurso para que
trabaje a tiempo parcial en una tarea
Si un recurso está sobreasignado y no se
desea reprogramar ninguna de las tareas a las
que ha sido asignado el recurso ni quitar
el recurso de ninguna de las tareas asignadas, existe otra
opción. Se puede asignar el recurso para
que trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas
que se efectúen durante el período de
sobreasignación.
Nota Si el recurso que se está asignando
para que trabaje a tiempo parcial en la tarea es un
recurso esencial, este método incrementará
la duración de la tarea. La reasignación de un recurso
para que trabaje a tiempo parcial también
puede tener el efecto de convertirlo en un recurso
esencial, aumentando así la duración de la
tarea.
Disminución de la cantidad de trabajo
asignada a un recurso
Si un recurso está sobreasignado y no se
desea reprogramar ninguna de las tareas ni
quitar el recurso, no existiendo tampoco
la posibilidad de incrementar la duración de la tarea, existe
otra opción. Se puede disminuir la duración
de la tarea a la cual se ha asignado el recurso
sobreasignado durante el período de
sobreasignación y reducir la cantidad de tiempo requerido al
recurso sobreasignado.
Los recursos esenciales afectan a las
duraciones de las tareas a las que estén asignados.
Este método disminuye la duración de la
tarea en el caso de que el recurso al que se desee
disminuir la cantidad de trabajo sea el
único recurso esencial.
Cambio de la programación laboral de un
recurso
Todos los recursos pueden tener sus
propios calendarios de recursos, en los cuales es
posible introducir la información
individual de la programación, por ejemplo vacaciones o tiempo
necesario para el mantenimiento de los
equipos. En el caso de que en determinados puntos de la
programación un recurso esté
sobreasignado, una posible solución podría ser cambiar el
calendario de recursos. Por ejemplo, si la
programación está basada en una semana laboral de 5
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 24 -
días y un recurso a tiempo parcial trabaja
sólo 3 días de la semana, la extensión del calendario de
recursos a una semana laboral de 4 ó 5
días podría aliviar en parte la sobreasignación del recurso.
Resolución automática de las
sobreasignaciones de recursos
En Microsoft Project, es posible resolver
automáticamente las sobreasignaciones de
recursos mediante la redistribución. La
redistribución, sencillamente retrasa determinadas tareas
de la programación hasta que los recursos
asignados a ellas dejan de estar sobreasignados.
Cuando Microsoft Project redistribuye la
programación, verifica las relaciones entre
predecesoras, el tiempo del margen de
demora, las fechas, las prioridades y las delimitaciones de
tareas para determinar qué tareas
retrasar. Es posible dar prioridad a las tareas para especificar
cuáles deberán retrasarse en primer lugar
o cuáles no deben retrasarse de ninguna manera.
También se puede decidir si se
redistribuirán todos los recursos o solamente algunos
seleccionados. Y, por último, se puede
redistribuir con o sin retrasar la fecha de fin de la
programación.
Resolución manual de las sobreasignaciones
de recursos
Otra manera de redistribuir la
programación consiste en resolver manualmente las
sobreasignaciones de recursos. Esto puede
ser de utilidad cuando la redistribución automática no
produzca el ajuste de programación
deseado. Microsoft Project dispone de una presentación en la
que pueden verse cuáles son los recursos
sobreasignados y sus tareas asignadas. Se puede ir a
cada sobreasignación y resolver el
conflicto de la manera más adecuada a sus necesidades.
Retraso de una tarea con un recurso
sobreasignado
La manera más sencilla para resolver una
sobreasignación de recursos consiste en
retrasar la tarea asignada al recurso
hasta que éste disponga de tiempo para trabajar en ella. Es
posible agregar retraso a una tarea,
verificar el efecto sobre la asignación del recurso y, a
continuación, ajustar aún más el retraso,
si ello fuera necesario.
El retraso de una tarea retrasará asimismo
las fechas de comienzo de sus sucesoras y
puede afectar a la fecha de fin de la
programación. Para evitarlo, retrase primero las tareas con
margen de demora permisible y agregue un
retraso sólo de una duración sólo equivalente al
margen de demora de cada tarea. También
resultará de utilidad retrasar las tareas no críticas antes
que las tareas en la ruta crítica. Pruebe
a agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos
sobre la programación.
Reducción de costos mediante el reemplazo
de un recurso
Existe la posibilidad de reducir costos
mediante el reemplazo de recursos por otros menos
costosos. Sin embargo, antes de realizar
este cambio será necesario tomar en consideración el
hecho de que a un recurso menos
cualificado le llevará más tiempo cumplir una tarea que a un
trabajador más cualificado y más caro.
Reducción de los costos por uso mediante
la reprogramación del trabajo
Algunos de los recursos del proyecto
pueden cobrar una tasa o tarifa por cada vez que se
los utiliza, además de su tasa por hora.
Es posible reducir costos mediante la consolidación de
tareas que tengan tarifas por uso.
Por ejemplo, si varias tareas programadas
para horarios diferentes incluyen tarifas o tasas
por uso en el caso de un recurso que
trabaja en ambas tareas, es posible eliminar una tarifa por
uso disponiendo que el recurso trabaje
simultáneamente en las tareas. También existe la opción de
dividir la tarifa entre las dos tareas.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 25 -
Reducción de costos mediante la
eliminación de tareas
Otra estrategia para reducir costos
consiste en reducir la extensión del proyecto. En otras
palabras, será posible reducir el costo de
un proyecto eliminando tareas de baja prioridad.
También se puede reducir la extensión
mediante la reasignación de recursos o la reducción
del trabajo en tareas individuales.
Administración de los flujos de caja
mediante el cambio del método de acumulación de
costos
Con Microsoft Project es posible administrar
los flujos de caja del proyecto mediante el
prorrateo del costo de una tarea basándose
en su porcentaje de conclusión y de los recursos
asignados a la misma. Otra opción consiste
en acumular los costos cuando la tarea comienza o
queda concluida.
Por ejemplo, quizá se desee negociar con
un proveedor la retención de un pago hasta que
el trabajo haya sido terminado. Este
cambio puede reflejarse en la programación mediante la
acumulación del costo de esta tarea en el
momento en que haya quedado concluida.
Nota Sólo es posible prorratear los costos
por trabajo estándar y de horas extra del recurso. El
costo por cada uso de un recurso sólo
puede prorratearse al comienzo o al final de la tarea, y los
costos fijos siempre se acumulan al final.
IMPRESIÓN E INFORMES
Para administrar un proyecto de una manera
eficaz, es necesario comunicar la información
acerca del mismo a varias personas. Con
Microsoft Project es posible imprimir información
específica del proyecto según las
necesidades de
• Información general, como resúmenes del
proyecto.
• Información acerca de las tareas, como los
diagramas de Gantt.
• Información acerca del recurso, como la
programación de cada recurso.
• Información acerca de los costos, como el
costo de los recursos con presupuestos
sobrepasados.
• Información acerca del seguimiento, como
una lista de tareas que lleven retraso con
respecto a la programación.
Si la presentación del proyecto que
aparezca en pantalla satisface las necesidades de
comunicación, es posible imprimirla.
Existe también la opción de imprimir información variada en
alguno de los formatos de informe
predefinidos de Microsoft Project. Microsoft Project dispone de
más de veinte presentaciones e informes
predefinidos.
Las tareas clave que es necesario realizar
antes de imprimir una presentación o un informe son:
• Seleccionar la presentación o el informe
que mejor se adapte a sus necesidades de
comunicación.
• Ajustar los márgenes, agregar bordes y
cambiar otras partes del diseño de la página
para adaptarlo a sus necesidades.
• Seleccionar y configurar la impresora o el
trazador que se vaya a utilizar con Microsoft
Project.
• Personalizar la presentación o el informe
para comunicar la información de la manera
más eficaz posible.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 26 -
Qué se puede imprimir
Con Microsoft Project es posible imprimir
la información acerca de las tareas, los recursos,
los costos y el progreso del proyecto
mediante la impresión de la presentación o del informe que
mejor se adapte a sus necesidades.
Las tablas siguientes presentan
información de utilidad que se puede imprimir utilizando
combinaciones de presentaciones, tablas,
filtros y opciones del menú Formato de Microsoft Project,
o bien los informes, tablas filtros y
opciones de informes de Microsoft Project. Por lo tanto, es
posible imprimir:
¿Imprimo una presentación o un informe?
Para comunicar de manera eficaz la
información acerca del proyecto a los administradores,
miembros del equipo y clientes, es
necesario imprimir esta información en un formato que satisfaga
las necesidades de cada persona o grupo.
Microsoft Project permite imprimir la información
utilizando una amplia variedad de
presentaciones o informes.
Las presentaciones e informes contienen
información de diferente índole y la presentan de
manera distinta:
• Empleando una presentación es posible
examinar la información en la ventana del
proyecto o en la ventana de presentación
preliminar. Un informe sólo puede
examinarse en la ventana de presentación
preliminar.
• En una presentación es posible editar
información específica. En un informe no es
posible editar información específica.
• En las presentaciones es posible cambiar
el formato aplicado a cada categoría de
texto, como por ejemplo las tareas
retrasadas o un texto específico. En los informes
sólo es posible cambiar el formato de una
categoría de texto.
Antes de imprimir una presentación o un informe
es posible presentar las páginas en la
ventana de presentación preliminar para
ver cuál será su aspecto una vez impresas. Por ejemplo,
será posible verificar los márgenes, ver
la posición y el texto de los encabezados y pies de página,
y comprobar la orientación de la página
(vertical u horizontal).
Antes de poder imprimir desde Microsoft
Project es necesario configurar la impresora o el
trazador, si es que todavía no lo ha
hecho. Podrá imprimir en cualquier impresora o trazador
aceptado por el software del sistema que
se esté utilizando.
Ajuste proporcional de una presentación
para imprimirla
Puede resultar más conveniente condensar
una presentación impresa de manera que
quepa en menos páginas, a lo largo o a lo
ancho. Por ejemplo, es posible condensar una
presentación impresa de cuatro páginas de
largo en dos páginas.
Con Microsoft Project es posible
especificar el número de páginas en que se desee
imprimir en una presentación. Las
presentaciones mayores de una página de largo constan de filas
y columnas de páginas que encajan entre sí
como las piezas de un rompecabezas. Al
especificarse un número de páginas a lo
ancho o a lo largo para la presentación impresa, durante
la impresión Microsoft Project reducirá (o
ajustará proporcionalmente) el texto en consecuencia.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 27 -
Adición de un encabezado, un pie de página
o una leyenda
Agregar la fecha, el número de página, el
nombre de la empresa y otro tipo de información
a cada página de un informe o presentación
impreso realzará el aspecto profesional del
documento, además de su inherente
utilidad. Con Microsoft Project es posible agregar información
en forma de encabezado (texto que aparece
impreso en la parte superior de cada página), de pie
de página (texto que aparece impreso en la
parte inferior de cada página) o de leyenda (una lista
explicativa de los símbolos utilizados en
un diagrama).
En un encabezado pueden escribirse tres
líneas, otras tantas en una leyenda, y solamente
una en un pie de página.
Nota En los diagramas de Gantt y PERT sólo
se pueden imprimir leyendas.
Insertar y anular un salto de página
En ocasiones, al imprimir puede resultar
útil mantener junta en la misma página
información como una tarea de resumen y
sus respectivas subtareas.
Es posible insertar saltos de página en
los diagramas de Gantt, en las hoja de recursos, en
las presentaciones Uso de recursos y en
las hojas de tareas. Los saltos de página insertados
quedan marcados con un diseño de
cuadrícula específico que facilita su identificación.
Cuando filtre u ordene la información en
una presentación o en un informe, cada salto de
página se mantendrá con la tarea o el
recurso seleccionado al insertar el salto de página. Por
ejemplo, si al aplicar un filtro no
aparece una tarea, el salto de página asociado a dicha tarea no
aparecerá en la presentación o en el
informe.
Impresión de columnas en una presentación
de hoja
Al imprimir una presentación o un informe
que contenga columnas de información, como es
el caso de los diagramas de Gantt, la
presentación Uso de recursos, la Hoja de tareas o la Hoja de
recursos, será posible imprimir o repetir
determinada información. Con Microsoft Project podrá:
Imprimir todas las columnas de los
diagramas de Gantt y de la presentación Uso de recursos,
incluso aquéllas que no sean visibles en
la pantalla.
Imprimir en cada página de una
presentación de hoja un determinado número de
columnas.
Configuración de una impresora o un
trazador en Microsoft Windows
En Microsoft Windows es suficiente con
configurar las impresoras una sola vez para
utilizarlas con todas las aplicaciones.
También es posible cambiar a otra impresora instalada o
cambiar la configuración de impresora para
trabajar en Microsoft Project.
Nota Para obtener información detallada
acerca del uso de una impresora o un trazador con
Microsoft Project para Windows, consulte
la documentación del sistema.
Impresión de una programación
personalizada como diagrama de barras (Diagrama de
Gantt)
Si desea ver de qué manera un cambio en la
duración de una tarea afecta a las fechas de
comienzo y de fin de otras tareas y a la
fecha de fin del proyecto, imprima el Diagrama de Gantt.
Un Diagrama de Gantt consta de dos partes:
una tabla de Gantt y un diagrama de barras
de Gantt que presenta las duraciones de
tareas y las fechas de comienzo y de fin a lo largo de una
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft
Project - 28 -
escala
temporal. Las posiciones de
las barras de tareas en el diagrama de barras de Gantt muestra
de qué manera se relacionan las tareas
entre sí en el transcurso del tiempo.
Es posible personalizar un diagrama de
Gantt mediante la inclusión de información
diferente y el cambio de su aspecto.
Impresión de una programación de
calendario personalizada (Presentación Calendario)
Si desea ver un panorama general de las
tareas programadas durante una semana o un
mes en particular, imprima la presentación
Calendario. Las barras de tareas, que son similares a
las barras de un diagrama de Gantt, cubren
los días en los que están programadas las tareas.
Es posible personalizar la presentación
Calendario mediante la inclusión de información
diferente y el cambio de su aspecto.
Impresión de un diagrama de red personalizado
que muestre las relaciones entre tareas
(Diagrama PERT)
Si desea ver de qué manera afectan unas
tareas a otras y a la fecha de fin del proyecto,
imprima el Diagrama PERT. Un diagrama PERT
se asemeja a un diagrama de flujo: un recuadro
representa cada tarea y una línea que
conecta a dos recuadros representa la relación entre dos
tareas.
Es posible personalizar los diagramas PERT
incluyendo información diferente y cambiando
su aspecto.
Impresión de información acerca de las
tareas como hoja de cálculo personalizada (Hoja de
tareas)
Si desea que la información acerca de las
tareas aparezca en formato en hoja de cálculo y
no necesita una representación gráfica de
las relaciones entre tareas, imprima una Hoja de tareas.
Es posible personalizar la hoja de tareas
mediante la inclusión de información diferente y el
cambio de su aspecto.
Impresión de información detallada acerca
de las tareas (informe de tareas)
Si desea información detallada acerca de
las tareas, como por ejemplo el tiempo de trabajo
total o los recursos asignados a cada
tarea, podrá imprimir el informe de tareas. Con este informe
también podrá imprimir información acerca
de las tareas y texto u objetos gráficos creados en
Microsoft Project o en otra aplicación.
Es posible personalizar el informe de
tareas mediante la inclusión de información diferente
y el cambio de su aspecto.
Impresión de información acerca de las
tareas y los recursos (informe Referencias
cruzadas)
Si lo que desea es una sencilla lista de
los recursos con columnas de información acerca
de los mismos (como los salarios por hora,
el costo y el tiempo total de trabajo), imprima la hoja de
recursos.
Es posible personalizar la hoja de
recursos mediante la inclusión de información diferente y
el cambio de su aspecto.
Impresión de información acerca de los
recursos como gráfico personalizado (Gráfico de recursos)
Para obtener un panorama claro de con
cuánta eficacia se está utilizando el personal y
otros recursos, se puede imprimir la
presentación Gráfico de recursos. Gráfico de recursos reúne
información acerca de los recursos, por
ejemplo el grado máximo de utilización, el trabajo, la
sobreasignación, el porcentaje del tiempo
asignado, los costos superiores a lo presupuestado y el
costo total, todo ello en un formato
gráfico.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 29 -
Es posible personalizar la presentación
Gráfico de recursos mediante la inclusión de
información diferente y el cambio de su
aspecto.
TRABAJO CON PRESENTACIONES
En Project se utilizan se utilizan las
presentaciones para introducir, cambiar, y mostrar la
información acerca de las tareas y
recursos del proyecto. Utilizando diversas presentaciones, podra
ver la información del proyecto de maneras
distintas mientras se organiza el proyecto, las tareas de
la programación y los recursos, y el
seguimiento del progreso.
Incluye formatos utilizados por los
profesionales de la administración de proyectos, como
los diagramas de Gantt y diagramas PERT,
así como formatos de para la entrada de datos y su
visualización.
Tipos de presentación
Podrá utilizar tres tipos de
presentaciones para mostrar la información del proyecto:
! Una presentación de hoja se parece a una
hoja de calculo o una tabla de información.
! Una presentación de gráfico o de diagrama
muestran la información de manera gráfica.
! Una presentación de formulario facilita la
introducción de acerca de tareas y recursos
específicos.
Una presentación que ocupe toda la ventana
Project es una presentación de sección única.
Puede combinar dos presentaciones de
sección única para crear una presentación combinada, en
la que dos presentaciones comparten la
ventana Project. La presentación Entrada de tarea, que
consta del diagrama de Gantt por encima
del formulario de tareas, es un ejemplo de una
presentación combinada. En una
presentación combinada, la información de la sección inferior sólo
está relacionada con la tarea o recurso
seleccionados en la sección superior.
Acerca de las Presentaciones
Por cada presentación de hoja, diagrama y
gráfico, excepto el diagrama PERT , hay un
filtro que determina que tareas o recursos
resalta Project. Un filtro contiene instrucciones llamados
criterios que especifican las condiciones
bajo las cuales aparecerá una tarea o recurso. Podrá
cambiar el filtro aplicado a una
presentación cuando desee ver una información diferente en el
formato actual.
Una presentación de hoja, que contiene una
lista de tareas y recursos, queda mas definida
por una tabla. Una tabla es un grupo de
información relacionadas.
Acerca de mostrar una Presentación
Si desea crear una programación, podrá
utilizar el diagrama de Gantt. Si desea crear
introducir o editar información detallada
acerca de un recurso determinado, podra utilizar el
formulario de recursos.
Para mostrar una presentación:
1. En el menú Ver, elija Mas presentaciones.
2. Seleccione la presentación que desee mostrar.
3. Elija el botón Aplicar.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 30 -
Presentaciones Disponibles
Podrá mostrar información del proyecto en
presentación de tareas o en presentación de
recursos.
Presentación de tareas Descripción
Diagrama de Gantt Muestran tareas y
duraciones en el tiempo.
Utilícelas para introducir y planificar
una lista de
tareas.
Diagrama Pert Un diagrama de red que
muestra todas las tareas y
sus relaciones.
Calendario Muestra las tareas y sus
duraciones.
Se utiliza para mostrar las tareas
programadas
para una semana o semanas.
Hoja de tareas Una lista de tareas e
información relacionada.
Introducir y programar tareas en un
formato de tipo
hoja Calculo.
Formulario de tareas Se utiliza para
introducir y editar la información
acerca de una tarea determinada.
Formulario de detalles de tareas Se
utiliza para revisar y editar el seguimiento
detallado Y la programación de la
información de
una tarea determinada.
Formulario nombre de tarea Se utiliza para
introducir y editar el nombre de la
tarea y otra información acerca de la
misma.
Diagrama Pert de tareas Muestra las
predecesoras y las sucesoras de una
tarea.
Gantt de retrasos Muestran el retraso
añadido a las tareas durante la
Redistribución.
Gantt detallado Una lista de tareas e
información relacionada y un
diagrama de barras que muestran las barras
de lo
Planificado y lo programado para cada
tarea.
Entrada de tarea Presentación combinada
con el diagrama de Gantt
encima y el formulario de tareas abajo.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 31 -
Presentación de recursos Descripción
Gráfico de recursos Muestra la asignación
de recursos, los costos o las
Horas extras.
Hoja de recursos Una lista de recursos e
información relacionada.
Uso de recursos Muestran la asignación,
costo, información del
trabajo de cada recurso de trabajo en el
tiempo.
Formulario de recursos Se utiliza para
introducir y editar la acerca de un
recurso determinado.
Formulario Nombre de recurso Un formulario
simplificado que se utiliza para
introducir Y editar el nombre del los
recursos.
Asignación de recursos Una presentación
combinada que se utiliza para
resolver las sobreasignaciones de
recursos.
SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL PROYECTO
Crear la programación es solo el primer
paso, con Project también se puede seguir el progreso del
proyecto.
Realizando un seguimiento se puede:
! Identificar y resolver los problemas que
se produzcan.
! Generar informes de estado para la
administración y los participantes en el proyecto.
! Conservar datos históricos que le ayuden a
planificar proyectos futuros de una forma mas
precisa.
Se puede seguir la información con
diferentes niveles de detalle. El seguimiento del proceso es de
tres pasos:
! Crear una planificación prevista basada en
la programación preliminar.
! Actualizar periódicamente la programación
para reflejar el progreso del proyecto.
! Comparar la información actualizada de la
programación con la planificación prevista para
determinar hasta
! que punto se ajusta el progreso del
proyecto a lo planificado.
¿Por qué configurar una planificación
prevista?
La planificación prevista proporciona una
base de para la comparación de costos, trabajo y fechas
programadas que permiten seguir el
progreso del proyecto.
Mediante la comparación entre el plan
previsto y la información actual, puede seguir el progreso
del proyecto para asegurarse de que las
tareas cumplen la programación, los recursos realizan el
trabajo en tiempo asignado y los costos no
exceden el presupuesto.
Después de crear un plan previsto, puede
modificarlo para ajustar los cambios del proyecto como
la combinación, adición o borrado de
tareas. Además del plan previsto puede guardar hasta cinco
planes previsionales para compara las
fechas programadas.
Configuración de un plan previsto
Una vez preparado el proceso inicial de
creación de la programación estará preparado para
configurar el plan previsto. Mediante la
comparación de la información del plan previsto con la
programación hasta la fecha del proyecto,
puede identificar y resolver discrepancias y planificar de
forma mas precisa proyectos futuros.
Para guardar la programación como plan
previsto:
1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y a continuación elija
Guardar línea de base.
2. Elija Proyecto completo.
3. Elija Aceptar.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 32 -
¿Qué información debería actualizar?
Después de crear una programación y
establecer un plan previsional, podrá actualizar la
programación tan frecuentemente como desee
para seguir el proceso. Para actualizar la
programación, evalúe el estado de cada
tarea y actualice la información pertinente de la
programación. Puede seguir toda la
información incluida en el plan previsional, mínimamente o en
detalle.
Indicación de las fechas reales de
comienzo y de fin de una tarea
Es importante saber si las tareas se
realizan a tiempo o no. Las tareas que comienzan o
terminan tarde pueden desorganizar la
programación al retrasar las tareas de comienzo o de fin de
las tareas relacionadas.
1. Para introducir las fechas reales de comienzo y de fin de tarea:
2. En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar.
3. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y a continuación elija
Actualizar tarea.
4. En Estado Real escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin.
Indicación del progreso de una tarea en
forma de porcentaje
Es posible indicar cuanto se ha progresado
en una tarea mediante la introducción del
porcentaje que ha sido completado con
respecto a la duración total de la tarea.
En aquellas tareas con una duración
relativamente corta, el seguimiento no puede ser
detallado, aunque en las tareas de
duración mas extensa la indicación del porcentaje de una tarea
es una ayuda para seguir el grado de
progreso real frente al plan previsto.
Para indicar el progreso de la tarea en
forma de porcentaje:
1. En la tabla de Gantt seleccione la tarea en la que desee
actualizar el grado de progreso.
2. Cliquee el botón Información de la barra de herramientas Estándar.
3. En el cuadro Porcentaje Completado escriba un numero entero
comprendido entre 0 y
100.
4. Elija Aceptar.
¿Se esta realizando un seguimiento seguido
del proyecto?
Cuando se configura un plan previsto y
después se actualiza la programación, es posible
comparar el plan previsto con el grado de
progreso real para identificar las variaciones. Las
variaciones provienen acerca de aquellas
áreas del proyecto que no se comportan como estaba
planeado.
Algunas variaciones que deben buscarse
son:
! Las tareas que no comienzan o acaban en su
debido momento.
! Las tareas que no progresan al ritmo
esperado.
! Las tareas que precisan mas o menos tiempo
del programado.
! Las tareas que están por debajo o por
encima del presupuesto.
Mediante el uso de un plan previsto,
también es posible identificar variaciones comparando
los
costos previstos con los costos
programados a medida que el proyecto avanza. Los costos
programados reflejan la imagen del costo
ultimo a medida que el proyecto progresa.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
TRABAJO CON PROYECTOS MULTIPLES
Existen varias formas de trabajar con
proyectos múltiples eficazmente. Si necesita revisar u
obtener informes
De un cierto números de proyectos
individuales, puede consolidar varios proyectos en una
sola ventana.
Cuando los proyectos comparten los mismos recursos,
es posible consolidar los proyectos
para crear un fondo de recursos común, de
manera que se eviten los conflictos entre recursos.
Proyecto principal y subproyectos
Puede organizar su proyecto en componentes
mas pequeños denominados subproyectos.
Este es un grupo de tareas que tiene su
propio archivo de proyecto pero que es representado por
una sola tarea denominado proyecto
principal.
Use los subproyectos para:
! Mantener los detalles de un proyecto
separados del proyecto principal.
! Reutilizar en varios proyectos las tareas
relacionadas.
! Dejar ciertas partes de un gran proyecto a
otros administradores de proyectos.
Acerca de la compartición de recursos
entre proyectos
Cada proyecto que cree puede tener su
propio fondo de recursos o compartir el fondo de
recursos de otros proyectos. Cuando
administre los recursos que trabajen en mas de un proyecto
al mismo tiempo o administra proyectos que
comparten recursos, puede agrupar esos en un fondo
de recursos comunes,
Mediante la compartición de recursos entre
proyectos puede:
! Agregar recursos compartidos a un nuevo
proyecto rápidamente.
! Revisar el uso de los recursos y los
costos a lo largo de los proyectos.
! Identificar los recursos sobreasignados.
! Imprimir los informes de recursos que
proporcionan información acerca dl uso de recurso a lo
largo de los proyectos.
consolidación de proyectos para crear un
fondo de recursos
Project sigue los recursos de todos los
proyectos consolidados en un fondo de recursos de
forma que pueda mantener la información
precisa acerca del uso de los recursos mientras
permanezcan como proyectos independientes.
Para consolidar proyectos con el fin de
crear un fondo de recursos:
1. En el menú Herramientas elija Proyectos Múltiples y a continuación
elija Consolidar
Proyectos.
2. En la columna Nombre de Archivo escriba la ruta de acceso y el
nombre de archivo de
cada archivo de proyecto que desee
combinar.
3. En Opciones seleccione Combinar Fondos de Recursos.
4. Elija Aceptar
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 34 -
Acerca del uso de una plantilla
Una plantilla es una copia de un conjunto
típico de tareas y otras informaciones.
Una plantilla es como cualquier otro
proyecto, a excepción de que se usa como punto de partida
para crear un nuevo proyecto. Puede usar
plantillas para reducir el tiempo que se tarda en crear un
nuevo proyecto mejorar la precisión y la
coherencia.
Usar una plantilla con varios proyectos:
! Usa una estructura similar de tareas.
! Solicita requisitos de calendarios
similares.
! Usa un conjunto de recursos similares.
Creación de una plantilla
Para crear una plantilla:
1. En el menú archivo elija Guardar como
2. En el cuadro Nombre de Archivo escriba el nombra para la
plantilla.
3. En el cuadro Guardar archivo como seleccione Plantilla.
4. Elija Aceptar.
PERSONALIZACION DE MICROSOFT PROJET
Es posible personalizar diversas
configuraciones para que reflejen mejor la forma en la que
trabaja el usuario:
! Crear y personalizar los botones y las
barras de herramientas.
! Crear y personalizar los comandos, los
menúes y las barras de menúes.
! Crear nuevos formularios para introducir y
presentar la información acerca de los recursos y las
tareas.
Presentación y ocultación de la barra de
herramientas
Para mostrar una barra de herramientas:
1. En le menú Ver elija Barra de Herramientas.
2. Seleccione el nombre de la barra de herramientas que desee
mostrar.
3. Elija el botón Mostrar.
Para ocultar la barra de herramientas:
1. En el menú Ver elija Barra de Herramientas.
2. Seleccione el nombre de la barra de herramientas que desee
ocultar.
3. Elija el botón Ocultar.
Creación de una barra de herramientas
personalizada
Par crear una nueva barra de herramientas:
En el menú Ver elija Barra de
Herramientas.
1. Elija el botón Nueva.
2. Escriba el nombre de la nueva Barra de Herramientas.
3. Elija Aceptar.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 35 -
Acerca de los menúes y comandos
personalizados
Es posible construir una estructura de
menúes personalizada:
! Agregar nuevos comandos a cualquier menú.
! Modificar un comando.
! Agregar nuevos menúes a cualquier barra de
menúes.
! Crear barras de menúes adicionales.
Acerca de los formularios personalizados.
Es un cuadro de dialogo que se usa para
introducir información acerca de las tareas y los
recursos de la programación.
Con los formularios podrá:
! Mostrar los formularios que contengan la
información especializada acerca de las tareas o los
recursos que desee introducir seguir y ver
en el proyecto.
! Crear nuevos formularios personalizados
que contengan información especializada acerca de
las tareas o recursos para reflejar su
forma de seguir los proyectos.
! Editar los formularios personalizados
existentes.
! Organizar, desplazar o ajustar el tamaño
de los elementos de sus formularios personalizados,
de manera que adquieran el aspecto que
desee.
Project proporciona los siguientes
formularios.
! Seguimiento de costos.
! Valor acumulado.
! Entrada.
! Seguimiento de la programación.
! Relaciones entre tareas .
! Seguimiento de trabajo.
ACERCA DE LA COPIA Y EL DESPLAZAMIENTO DE
CAMPOS, FILAS Y COLUMNAS
Es posible copiar o desplazar varios
campos, filas o columnas de información de recursos
o tareas. La información seleccionada
puede copiarse o desplazarse dentro de la presentación de
hoja o entre presentaciones de hoja en un
archivo del proyecto. También es posible mover o copiar
información entre diferentes archivos del
proyecto.
Si pega campos o columnas en una nueva
posición, la información se situará en el área
seleccionada, reemplazando cualquier
información existente. Si pega una fila entera, ésta se
insertará entre las filas existentes.
Es posible desplazar o copiar múltiples
campos, filas o columnas adyacentes, en grupo.
También es posible copiar o rellenar el
contenido de un campo seleccionado en un cierto número
de campos bajo él.
Es posible utilizar el mouse para
arrastrar la información en los campos, filas o columnas
de una posición a otra. Arrastrar
proporciona el mismo resultado que copiar o desplazar, y pegar
con los comandos.
Copia de la información de un campo a
múltiples campos
1. Seleccione el campo o el rango de
campos (incluso la fila entera) que desee copiar, y todos
los campos por debajo de él que desee
rellenar con la misma información.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 36 -
El campo que desee copiar debe estar en la
fila superior de la selección.
En Microsoft Project, es posible
seleccionar campos no adyacentes manteniendo presionada la
tecla CTRL mientras los selecciona.
2. En el menú Edición, elija Llenar hacia
abajo.
Nota Es posible eliminar la información con la que se ha
rellenado inmediatamente después de
hacerlo, eligiendo el comando Deshacer
Llenar hacia abajo del menú Edición.
Copia o desplazamiento de una fila
1.Si copia o desplaza filas a otro archivo
del proyecto, organice las ventanas de forma que tanto la
posición de origen como la de destino
sean, al menos parcialmente, visibles en la pantalla.
2.Seleccione las filas adyacentes que
desee copiar o desplazar presionando Mayúsculas y haga
clic en el Nº de tarea o en el Nº de
recurso de las filas.
3.Señale el Nº de tarea o el Nº de
recurso, o el borde de selección hasta que el puntero se
convierta en una flecha.
4.Arrastre la selección hasta la primera
fila en la que desee situarla.
Si arrastra más allá de lo que muestran
las filas en el mismo archivo del proyecto, la presentación
se desplazará.
Si arrastra entre dos ventanas, la
selección se copiará automáticamente.
Si desea copiar (en lugar de desplazar),
una selección dentro del mismo archivo del proyecto de
Microsoft Project, mantenga presionada la
tecla CTRL mientras arrastra.
Copia o desplazamiento del contenido de
una columna
1.Si necesita definir una nueva columna en
la que pegar la información de la columna, elija Insertar
columna en el menú Insertar.
2.En el cuadro "Nombre de
campo:", seleccione un campo que sea compatible con el tipo de
información que vaya a pegar, que puede
ser de texto, de fecha, de número, etcétera. A
continuación, elija "Aceptar".
3.Si copia o desplaza columnas a otro
archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que
tanto la posición de origen como la de
destino sean, al menos parcialmente, visibles en la pantalla.
4.Haga clic en el título de la columna
para seleccionar la columna que desee copiar.
5.Señale al borde de selección hasta que
el puntero se convierta en una flecha.
6.Arrastre la selección hasta la columna
de destino dentro de la misma presentación de hoja o a un
archivo del proyecto separado. Si arrastra
más allá de las columnas mostradas en el archivo del
proyecto, la presentación se desplazará.
Si desea copiar la selección en el mismo
archivo del proyecto, en lugar de desplazarlo en
Microsoft Project, mantenga presionada la
tecla CTRL mientras arrastra.
Copia de información tipo texto de otra
aplicación
1.Abra la aplicación de origen y determine
el tamaño y el tipo de la información que desee copiar
en
Microsoft Project.
2.Seleccione y copie la información al
Portapapeles usando el equivalente en esa aplicación del
comando Copiar.
3.Abra Microsoft Project, el proyecto y la
presentación de hoja en la que desee pegar dicha
información.
4.Si fuera necesario, aplíquela en una
tabla con columnas que coincidan con el orden y el tipo de la
información copiada.
5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas
seleccionando el número de filas que va a insertar y, a
continuación, en el menú Insertar, elija
Insertar tarea o Insertar recurso.
Las filas pegadas reemplazarán a las filas
existentes.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 37 -
6.Para copiar información en nuevos campos
o filas, seleccione el primer campo o la primera fila
vacía. O seleccione el primer campo de la
primera fila vacía tras la última tarea o recurso.
O bien, para reemplazar la información
existente, seleccione el primer campo en el que desee
copiar las filas con la nueva información.
7.Haga clic en el botón "Pegar"
de la barra de herramientas Estándar.
O elija Pegar en el menú Edición.
Copia o desplazamiento del contenido de
una columna
1.Si necesita definir una nueva columna en
la que pegar la información de la columna, elija Insertar
columna en el menú Insertar.
2.En el cuadro "Nombre de
campo:", seleccione un campo que sea compatible con el tipo de
información que vaya a pegar, que puede
ser de texto, de fecha, de número, etcétera. A
continuación, elija "Aceptar".
3.Si copia o desplaza columnas a otro
archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que
tanto la posición de origen como la de
destino sean, al menos parcialmente, visibles en la pantalla.
4.Haga clic en el título de la columna
para seleccionar la columna que desee copiar.
5.Señale al borde de selección hasta que
el puntero se convierta en una flecha.
6.Arrastre la selección hasta la columna
de destino dentro de la misma presentación de hoja o a un
archivo del proyecto separado. Si arrastra
más allá de las columnas mostradas en el archivo del
proyecto, la presentación se desplazará.
Si desea copiar la selección en el mismo
archivo del proyecto, en lugar de desplazarlo en Microsoft
Project, mantenga presionada la tecla CTRL
mientras arrastra.
Copia de información tipo texto de otra
aplicación
1.Abra la aplicación de origen y determine
el tamaño y el tipo de la información que desee copiar
en
Microsoft Project.
2.Seleccione y copie la información al
Portapapeles usando el equivalente en esa aplicación del
comando Copiar.
3.Para Microsoft Project, el proyecto y la
presentación de hoja en la que desee pegar dicha
información.
4.Si fuera necesario, aplíquela en una
tabla con columnas que coincidan con el orden y el tipo de la
información copiada.
5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas
seleccionando el número de filas que va a insertar y, a
continuación, en el menú Insertar, elija
Insertar tarea o Insertar recurso.
6.Para copiar información en nuevos campos
o filas, seleccione el primer campo o la primera fila
vacía. O seleccione el primer campo de la
primera fila vacía tras la última tarea o recurso.
O bien, para reemplazar la información
existente, seleccione el primer campo en el que desee
copiar las filas con la nueva información.
7. Haga clic en el botón "Pegar"
de la barra de herramientas Estándar.
O elija Pegar en el menú Edición.
Copia de una imagen de otra aplicación
1.Abra la aplicación de origen y
seleccione la información que desee copiar en una área gráfica de
la programación.
2. Copie la información en el Portapapeles
usando el equivalente en aquella aplicación del
comando Copiar.
3.Abra Microsoft Project y el archivo del
proyecto en el que desee pegar la información.
4.Muestre la área gráfica en la que desee
pegar la imagen.
Nota Para pegar la imagen en el diagrama de barras de Gantt,
elija Diagrama de Gantt en el menú
Ver.
Para mostrar el cuadro
"Objetos", seleccione una presentación de tareas o recursos. En el
menú
Ventana, elija Dividir. Haga clic en la
presentación de formulario de la sección inferior. En el menú
Formato, elija Detalles y, a continuación
elija Objetos.
5.Haga clic en el botón "Pegar"
de la barra de herramientas Estándar.
O elija Pegar en el menú Edición.
Si el diagrama de Gantt está activo, la
imagen se pegará en el área superior izquierda visible del
diagrama de barras de Gantt. Si hay activo
un cuadro "Objetos", el objeto se pegará en la parte
superior izquierda del mismo.
Copia de texto de Microsoft Project en
otra aplicación
1.En Microsoft Project, muestre la
presentación y aplique la tabla que contiene la información que
desee copiar en la otra aplicación.
2.Seleccione los campos que desee copiar.
3.Haga clic en el botón "Copiar"
de la barra de herramientas Estándar.
O elija Copiar en el menú Edición.
4.Abra el documento de destino en el que
desee pegar la información de Microsoft Project.
5.Seleccione la área en la que desee
insertar los campos.
Pegue la información usando el equivalente
en la aplicación del comando Pegar.
Copia de una imagen de Microsoft Project
en otra aplicación
1.En Microsoft Project, seleccione la
información que desee copiar.
2.Haga clic en el botón "Copiar
imagen" de la barra de herramientas Estándar.
3.Si desea copiar la información
seleccionada tal y como será impresa, seleccione el botón de
opción "Para impresora" y, a
continuación, elija "Aceptar".
La manera predeterminada es copiar la
información para que aparezca en pantalla.
4.Cambie al documento de destino en el que
desee pegar la información de Microsoft Project.
5.Pegue la información usando el
equivalente del comando Pegar en la aplicación destino.
Acerca de la vinculación e incrustación de
objetos desde Microsoft Project
Es posible incluir información creada en
Microsoft Project dentro de otra aplicación,
copiándola en forma de objeto vinculado o
incrustado desde el archivo del proyecto al documento
contenedor. Utilizando objetos será
posible:
Copiar información seleccionada de
Microsoft Project, o incluso una presentación entera, y
pegarla en forma de objeto en el documento
contenedor.
Vincular información entre archivos del
proyecto o entre diferentes áreas dentro de un archivo del
proyecto.
Arrastrar información de Microsoft Project
en forma de objeto hasta la aplicación contenedora.
OBJETOS VINCULADOS E INCRUSTADOS
Existen diversos métodos para intercambiar
información entre Microsoft Project y diferentes
aplicaciones y documentos. Podrá, por
ejemplo:
Vincular o incrustar información en forma
de objeto desde otra aplicación en Microsoft
Project, o bien desde Microsoft Project a
otra aplicación.
Editar la información vinculada o
incrustada, cambiando su contenido.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 39 -
Manipular el objeto vinculado o incrustado
de diversas maneras, por ejemplo incluyendo el objeto
en un informe impreso; desplazando o
copiando el objeto; convirtiendo el objeto en un objeto de
tipo diferente.
Es posible vincular información con
cualquier información que acepte vinculación e
incrustación de objetos (OLE) o
intercambio dinámico de datos (DDE).
Un objeto es un conjunto de información
que suele estar generado por otra aplicación, denominada
aplicación servidora, que se presenta en
la aplicación contenedora. El objeto puede aparecer
representado en la pantalla en forma de
texto, de gráfico o de icono.
Al vincular un objeto, la información que
aparece en el documento contenedor reside en
realidad en el documento servidor
separado. Cada vez que la información en el documento
servidor cambia, la información vinculada
en el documento contenedor refleja dichos cambios de
acuerdo con las opciones de actualización
que se hayan seleccionado.
Por el otra parte, al incrustar un objeto
la información del objeto existe sólo en el
documento contenedor de Microsoft Project;
es decir, no es un documento separado al que pueda
accederse de manera independiente. Este
objeto sólo puede activarse y editarse abriendo la
aplicación servidora desde dentro del
archivo de Microsoft Project en el que dicho objeto existe.
Ejemplo: Uso de objetos incrustados y
vinculados
Los cambios que se efectúan en un objeto
incrustado no cambian en ningún documento
servidor original del cual pueda haberse
copiado el objeto. De la misma manera, los cambios
efectuados en el documento servidor no se
reflejan en el objeto incrustado, ya que no existe ningún
vínculo entre ellos.
Aspecto de los objetos vinculados e
incrustados en la programación
Es posible incluir objetos vinculados o
incrustados casi en cualquier lugar de la
programación. La presentación resultante
del objeto dependerá de:
El tipo de información y la aplicación
servidora.
La manera en que el objeto haya sido
copiado o generado en la aplicación servidora.
La manera en que el objeto haya sido
pegado en Microsoft Project.
En qué presentación de Microsoft Project
ha sido incluido el objeto.
Ejemplo: El aspecto de un objeto dependerá
del lugar en que sea insertado
En Microsoft Project, un objeto puede
representarse gráficamente (teniendo el aspecto de una
imagen de la aplicación servidora) en el
caso de ser insertado en cualquiera de las siguientes
presentaciones:
Un diagrama de barras de Gantt
El cuadro "Objetos" en el
formulario de tareas
El cuadro "Objetos" en el
formulario de recursos
Al vincularlo a una presentación de hoja,
un objeto puede representarse textualmente; es
decir, con el mismo aspecto y
comportamiento que si el propio usuario hubiera escrito la
información en la programación.
Acerca de la vinculación e incrustación de
objetos en Microsoft Project
Es posible trasladar a Microsoft Project
información creada en otras aplicaciones
incluyéndola como un objeto vinculado o
incrustado en el archivo del proyecto, el documento
contenedor. Podrá entonces:
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 40 -
Copiar y vincular, o incrustar, un objeto
de otra aplicación en un área gráfica de Microsoft
Project.
Copiar y vincular un objeto desde otra
aplicación a una presentación de hoja de Microsoft Project.
Insertar un documento entero creado en
otra aplicación en un archivo de Microsoft, en forma de
objeto vinculado o incrustado.
Crear un nuevo objeto e incrustarlo en un
archivo de Microsoft Project.
Algunos campos son calculados por
Microsoft Project y, así como no podrá escribir
información dentro de los mismos, tampoco
podrá copiar ningún objeto en ellos. Si la selección en
la que esté copiando incluye campos
calculados, en esos campos no podrá copiarse ninguna
información.
El tipo de información que se vincule a un
archivo de proyecto deberá corresponder al tipo de
información de la presentación que acepte
al objeto. Por consiguiente, prepare primero la
programación para que coincida con la
información vinculada y, a continuación, copie y vincule la
información.
Un objeto puede estar representado en
forma de imagen si se lo incluye en un área gráfica de
Microsoft Project:
Un diagrama de barras de Gantt
El cuadro "Objetos" en el
formulario de tareas
El cuadro "Objetos" en el
formulario de recursos
Un objeto puede estar representado en
forma de texto si se lo incluye en una presentación de hoja
de
Microsoft Project:
Una tabla de Gantt
Una hoja de tareas
Una hoja de recursos
Una presentación Uso de recursos
Es posible vincular información de texto
con otra aplicación si ésta acepta la vinculación e
incrustación de objetos (OLE) o el
intercambio dinámico de datos (DDE).
Acerca de la vinculación e incrustación de
objetos desde Microsoft Project
Es posible incluir información creada en
Microsoft Project dentro de otra aplicación,
copiándola en forma de objeto vinculado
o incrustado desde el archivo del proyecto
al documento contenedor. Utilizando objetos será
posible:
Copiar información seleccionada de
Microsoft Project, o incluso una presentación entera, y
pegarla en forma de objeto en el documento
contenedor.
Vincular información entre archivos del
proyecto o entre diferentes áreas dentro de un archivo del
proyecto.
Arrastrar información de Microsoft Project
en forma de objeto hasta la aplicación contenedora.
Acerca de la manipulación de objetos
Una vez que haya incluido un objeto en el
archivo de proyecto, será posible manipularlo de
diversos modos. Podrá, por ejemplo:
Imprimir un informe que incluya un objeto
de un cuadro "Objetos".
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 41 -
Buscar un objeto en un área gráfica.
Copiar y desplazar un objeto dentro del
archivo de proyecto.
Convertir el tipo de objeto.
Cancelar el vínculo entre un objeto
vinculado y su documento servidor.
Acerca de la edición de objetos
Una vez que haya incluido un objeto en el
archivo de proyecto, tendrá posibilidad de:
Editar el contenido del objeto.
Actualizar un objeto vinculado.
Eliminar el objeto.
La edición de objetos incrustados no tiene
efecto alguno sobre el documento servidor
original desde el que fue copiado. De
igual modo, los cambios efectuados en el documento
servidor original no se reflejarán en el
objeto incrustado en Microsoft Project.
Por otra parte, si se edita un objeto vinculado
en un área gráfica se cambiará el documento
servidor original, así como el objeto
vinculado en la aplicación contenedora.
Si desea editar un objeto vinculado en una
presentación de hoja, deberá editar la
información desde la aplicación servidora,
o bien cancelar el vínculo y, a continuación, editar la
información en el archivo del proyecto.
Para mantener el vínculo, edite la
información desde dentro de la aplicación servidora. De
esta manera, la aplicación contenedora
aceptará las actualizaciones en la información vinculada
según las opciones de actualización
correspondientes.
Al cancelar el vínculo se eliminará la
relación servidor-contenedor, aunque la información
se mantendrá intacta. A partir de ese
momento podrá efectuar cualquier tipo de cambios en el
contenido.
AUTOMATIZACIÓN DEL TRABAJO
Trabajando con Microsoft Project,
observará que es posible realizar determinadas tareas
de manera rutinaria. Por ejemplo, con
frecuencia podrá dar formato a las programaciones de
acuerdo con directrices de estilo
específicas, o bien imprimir varios informes predefinidos,
repitiendo tareas que requieren la
ejecución de una serie de acciones. Podrá ahorrar tiempo y
esfuerzo automatizando las tareas
repetitivas con una macro.
Para comenzar a trabajar con macros es necesario
aprender a:
Crear y ejecutar una macro para
automatizar una secuencia de tareas y agilizar el trabajo.
Integrar una macro con Microsoft Project
para que funcione como un comando incorporado.
Acerca del trabajo con macros
Automatizando las tareas comunes con
macros podrá mejorar la eficacia general del
trabajo. Toda tarea que se repita
periódicamente es una buena candidata para una macro. Algunas
de las tareas cotidianas que pueden
automatizarse con macros son:
Apertura de un proyecto.
Edición de un campo.
Dar formato a una programación.
Impresión de un informe.
Para crear una macro, es necesario grabar
una serie de acciones de Microsoft Project. El
proceso de grabar acciones en Microsoft
Project es similar a grabar sonidos con un magnetófono.
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 42 -
Así como este aparato graba sonidos en una
cinta, Microsoft Project graba las acciones en una
macro.
Más tarde podrá ejecutar la macro, dando
instrucciones a Microsoft Project para que
reproduzca las acciones que fueran
grabadas.
La información que Microsoft Project
almacena en una macro es un código de Visual Basic.
Si está familiarizado con la programación
de computadoras quizá desee perfeccionar este código
con Visual Basic para aplicaciones.
También se puede crear directamente una macro utilizando
Visual Basic para aplicaciones.
Creación y eliminación de una macro
1.Haga clic en el botón "Grabar
macro" de la barra de herramientas de Visual Basic.
O bien, elija Grabar macro en el menú
Herramientas.
2.En el cuadro "Nombre de
macro:", escriba un nombre para la macro.
El nombre de una macro puede contener
letras, números y subrayados. Debe comenzar con una
letra o un subrayado, pero no puede
contener espacios ni signos de puntuación.
3.En el cuadro "Descripción:",
escriba la descripción de la macro.
Nota Si tiene previsto grabar acciones que
impliquen la selección de campos en una hoja de
tareas o de recursos, quizá desee
configurar referencias predeterminadas para la macro. Elija el
botón "Opciones" y, a
continuación, seleccione las opciones de referencias absolutas y relativas de
su preferencia en "Referencias de
fila" y "Referencias de columna".
4.Elija "Aceptar".
5.Ejecute las acciones que desee grabar.
Las acciones pueden incluir elegir
comandos y seleccionar texto.
6.Al terminar de grabar acciones, haga
clic en el botón "Finalizar grabación" de la barra de
herramientas de Visual Basic.
O bien, elija Finalizar grabación en el
menú Herramientas.
Ejecución e interrupción de una macro
1.Haga clic en el botón "Ejecutar
macro" de la barra de herramientas de Visual Basic.
O bien, elija Macros en el menú
Herramientas.
2.En el cuadro "Nombre de
macro:", seleccione la macro que desee ejecutar.
3.Elija el botón "Ejecutar".
Cambio de la descripción de una macro
1.En el menú Herramientas, elija Macros.
2.En el cuadro "Nombre de
macro:", seleccione el nombre de la macro cuya descripción desee
cambiar.
3.Elija el botón "Opciones".
4.En el cuadro "Descripción:",
escriba la nueva descripción de la macro.
5.Elija "Aceptar".
Asignación o anulación de una macro como
nuevo comando del menú Herramientas
1.En el menú Herramientas, elija Macros.
2.En el cuadro "Nombre de
macro:", seleccione la macro que desee asignar al menú.
3.Elija el botón "Opciones".
4.En el cuadro "Mostrar en la lista
del menú de macros", escriba el nombre del comando tal y como
desee que aparezca en el menú
Herramientas.
El nombre del nuevo comando puede contener
letras, números, espacios y signos de puntuación.
En Microsoft Project, el carácter
siguiente al último signo de unión (&) aislado aparecerá
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Microsoft Project - 43 -
subrayado, de manera que podrá presionarlo
en el teclado para elegir el comando en el menú.
Para incluir un signo de unión en el
nombre del comando, escriba dos caracteres de unión
consecutivos (&&).
5. Elija "Aceptar".
Asignación y anulación de teclas de método
abreviado de una macro
1.En el menú Herramientas, elija Macros.
2.En el cuadro "Nombre de
macro:", seleccione la macro a la que desee asignar teclas de método
abreviado de la lista.
3.Elija el botón "Opciones".
4.Seleccione una letra para el método
abreviado.
Escriba una letra en el cuadro
"Ctrl+".
5.Elija "Aceptar".
Nota Algunos comandos de Microsoft Project para Windows utilizan
teclas de método abreviado
incorporadas. Por ejemplo, para crear un
nuevo proyecto podrá presionar CTRL+U. Por
consiguiente, no es posible asignar estas
teclas de método abreviado a una macro.
____________________________________________________